Ideale Arbeitsbedingungen für hohe Qualität

Qualität ist kein Zufallsprodukt: Sie entsteht aus dem Zusammenwirken aller Mitarbeitenden. Das kann nur gelingen, wenn sie Bedingungen vorfinden, unter denen sie aktiv daran mitwirken können, den Qualitätsanspruch des Unternehmens mit Leben zu füllen.

Bei der Frage nach den Arbeitsbedingungen dürften vielen Menschen zunächst Themen wie Arbeitsort und -zeit, Bezahlung oder betrieblicher Gesundheitsschutz in den Sinn kommen. Diese Aspekte sind meist durch Arbeitsverträge beziehungsweise Gesetze festgelegt.

Weniger offensichtlich sind Bedingungen wie die Unternehmenskultur oder auch – ganz konkret – die Stimmung im Unternehmen. Zumindest Letztere lässt sich kaum durch ein Regelwerk erfassen. Alle genannten Faktoren tragen dazu bei, dass Mitarbeitende zufrieden sind und sich auf ihre Arbeit konzentrieren können. Dass ein solches Umfeld einer hohen Qualität von Produkten und Prozessen eher dienlich ist, liegt nahe.

Allerdings reicht es nicht, wenn Mitarbeitende zufrieden sind. Sie müssen auch ausreichend qualifiziert sein, sodass für jede Tätigkeit genügend fähige Angestellte zur Verfügung stehen. Außerdem müssen sie wissen, was warum und in welcher Weise zu tun ist. Hierzu tragen sowohl festgeschriebene Prozesse bei als auch Dokumente wie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Normen oder Formulare. Weil jede und jeder im Unternehmen einen Beitrag zur Qualität leisten sollte, sind diese Informationen bestenfalls für alle aufzufinden und zu verstehen.

Hierfür sorgt – unabhängig von der konkreten Umsetzung – zum einen ein Prozessmanagement, in dem Unternehmensprozesse abgebildet, visualisiert und für alle im Unternehmen verfügbar gemacht werden können. Darüber hinaus ermöglicht eine Dokumentenlenkung die professionelle Verwaltung und das Teilen von dokumentierten Informationen.

Da Qualität auch (aber bei weitem nicht nur) die Erfüllung von Anforderungen beinhaltet, sind auch diese zu berücksichtigen. Ein Anforderungsmanagement unterstützt dabei, relevante Anforderungen – zum Beispiel von Kunden, aber auch aus Gesetzen oder Normen – zu identifizieren, zu interpretieren und die Umsetzung zu dokumentieren.

Ebenso wie die Arbeitszeit oder das Gehalt können auch die genannten Werkzeuge (denkbar sind auch weitere wie etwa Checklisten) als Teil der Arbeitsbedingungen verstanden werden. Die konkrete Ausgestaltung dieser Werkzeuge ist abhängig von den Rahmenbedingungen des Unternehmens: Zum Beispiel könnten sehr kleine Betriebe mit nur einem Standort und ohne die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten ihre Dokumente mithilfe von Aushängen verbreiten, Anforderungen und Qualifikationen in Papierakten oder Excel-Dokumenten verwalten.

Ähnlich wie das Qualitätsmanagement über Excel stoßen solche Lösungen jedoch schnell an ihre Grenzen. In vielen Fällen ist deshalb eher eine für den jeweiligen Zweck konzipierte Software das Mittel der Wahl. Mit ihr lassen sich Inhalte im Team erarbeiten und verwalten. Im Falle einer integrierten Softwarelösung stehen einzelne Unternehmensressourcen nicht isoliert, sondern lassen sich miteinander verknüpfen. Mit wenigen Klicks stehen diese allen oder auch nur ausgewählten Mitarbeitenden zur Verfügung. Auf diese Weise sind wichtige Unternehmensinformationen nicht nur nachvollziehbar dokumentiert, sondern auch für alle Beteiligten zugänglich. Nur so ist sichergestellt, dass sie auch wirklich allen bekannt sind und von allen befolgt werden.

Qualität entsteht also aus dem Zusammenspiel unterschiedlichster Faktoren – einer von ihnen sind die passenden Arbeitsbedingungen. Um diese sicherzustellen, ist auch und vor allem die oberste Leitung des Unternehmens gefragt. Kurz gesagt: Ideale Arbeitsbedingungen, zu denen auch die richtigen Werkzeuge gehören, leisten ihren Beitrag zu einer höheren Qualität aller Produkte und Prozesse.