Excel – der Allrounder fürs Qualitätsmanagement?

Ob Mitarbeiterverwaltung, Ressourcenplanung oder eben Qualitätsmanagement: Wo große Mengen an Daten gesammelt werden, sind Tabellenkalkulations-Anwendungen wie Excel meist nicht weit. Was oft als der einfachste Weg erscheint, ist jedoch nicht immer die zuverlässigste oder effizienteste Lösung – gerade, wenn es um etwas so Entscheidendes wie das Qualitätsmanagement geht.

Die Vorteile einer Standardanwendung wie Excel scheinen zunächst klar: Wenn das Programm ohnehin auf den Firmencomputern installiert ist und nun zusätzlich für das Qualitätsmanagement genutzt werden soll, dann fallen keine weiteren Beschaffungs- oder Installationskosten an, und auch der Aufwand für Schulungen hält sich in Grenzen.

Excel-Vorlagen für das Qualitätsmanagement gibt es oft zum Download, denkbar ist auch eine selbst gebaute Lösung. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, dann lässt sich das bestehende Dokument mit entsprechendem Aufwand an die neuen Herausforderungen anpassen, soweit dies mit den Funktionalitäten einer Tabellenkalkulation eben möglich ist. Denn trotz seiner zahlreichen Möglichkeiten ist Excel eine Office-Anwendung, die nicht primär für das Qualitätsmanagement entwickelt wurde und herstellerseitig keine eigenen Lösungen für die Herausforderungen des modernen Qualitätsmanagements anbietet.

Eine auf Qualitätsaufgaben spezialisierte Software dagegen verfügt über genau die Benutzeroberfläche und die Funktionalitäten, die für diesen Zweck notwendig sind. Verändern sich die Anforderungen des Unternehmens, dann stehen weitere Softwaremodule zur Verfügung. Hersteller von Software für Qualitätsmanagement kennen die Anforderungen ihrer Kunden und entwickeln ständig neue Funktionen oder reagieren auf veränderte Rahmenbedingungen. Updates halten die Software aktuell, ohne dass anwenderseitig Programmierkenntnisse benötigt werden.

Dabei greifen alle Module der Qualitätsmanagement-Software auf denselben Datenstamm zurück. Werden beispielsweise CAD-Zeichnungsmaße in der Software BabtecQ gestempelt, dann stehen die entsprechenden Daten in allen relevanten Modulen automatisch zur Verfügung und können etwa für die Warenprüfung genutzt werden (Stichwort: Integration).

Zum Vergleich: Bei komplexeren Datenstrukturen arbeiten Unternehmen häufig mit mehreren Excel-Dokumenten parallel. Um Duplikate bei den zugrundeliegenden Daten zu vermeiden, sind nun Verweise zwischen diesen Dokumenten notwendig. Das wird schnell unübersichtlich und fehleranfällig: Schon das versehentliche Ändern eines Dateinamens kann sämtliche Verweise auf die Daten im Dokument zerstören. Zusätzlich können andere Personen das Excel-Dokument nachträglich in seiner Struktur verändern. Statt eines unternehmensweiten Standards sind so schnell unterschiedliche Versionen im Umlauf.

Auch im Hinblick auf Konnektivität kann Excel nicht konkurrieren mit einer QM-Software: Spezielle Schnittstellen ermöglichen hier den Austausch von Daten nicht nur mit Softwarelösungen anderer Hersteller, sondern sogar mit Messgeräten oder Maschinen. Die häufig genutzte ERP-Lösung von SAP kann genauso angebunden werden wie die im jeweiligen Unternehmen genutzte CRM-Software oder der elektronische Messschieber, ohne dass dafür verschiedene Kopien derselben Daten notwendig wären. All diese Schnittstellen in Excel zu realisieren, ist zumindest kompliziert, in vielen Fällen aber schlicht unmöglich.

Beim Thema Kollaboration hat Microsoft Office und damit Excel zwar Fortschritte gemacht: Immerhin ist es mittlerweile möglich, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Häufig endet diese Art der Zusammenarbeit jedoch an Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen. Um mit anderen Abteilungen, mit Kunden oder Zulieferern zusammenzuarbeiten, müssen dann Exporte erstellt, per E-Mail hin und her gesendet und die neu gewonnenen Daten wieder in die vorhandene Excel-Tabelle eingetragen werden. Dieselben Daten werden also an unterschiedlichen Stellen als Kopien gespeichert und von Hand hin und her kopiert. Das erhöht das Risiko für Unstimmigkeiten oder Fehler drastisch – kein guter Ausgangspunkt für hohe Qualität.

Eine professionelle Qualitätsmanagement-Software dagegen ermöglicht den Austausch und das gemeinsame Bearbeiten von qualitätsbezogenen Daten innerhalb des Firmennetzwerks. Mit der cloudbasierten Software BabtecQube können Nutzer sogar Geschäftspartner außerhalb des eigenen Unternehmens ohne Medienbrüche in den Qualitätskreislauf einbinden und beispielsweise Reklamationen gemeinsam bearbeiten.

Der Vergleich zeigt: Von dem, was eine auf Qualitätsmanagement spezialisierte Software leisten kann, bietet Excel allenfalls Grundfunktionalitäten. Für kleine Abteilungen mit sehr einfachen Prozessen und nur wenigen Mitarbeitenden kann eine Excel-Lösung also funktionieren – mit deutlichen Einbußen bei Komfort und Funktionsumfang, einer hohen Fehleranfälligkeit und nicht unerheblichen Risiken.

Spätestens, wenn die Herausforderungen und damit die Datenstrukturen komplexer werden, dann verringert eine QM-Software den Aufwand für Eingabe und Pflege von Daten entscheidend. Medienbrüche und duplizierte Daten werden vermieden, die Gefahr von Fehlern sinkt und Mitarbeitende können sich um das kümmern, was für den Erfolg eines jeden Unternehmens entscheidend ist: nachhaltig hohe Qualität.