Release 8: Neuigkeiten in BabtecQ Go

Egal, ob Sie sich im BabtecQ Windows Client anmelden, in BabtecQ Go mit einem Web-Browser oder in der Administrations-Konsole – überall nutzen Sie nun denselben Login-Dialog.

Hintergrund ist eine technologische Modernisierung, mit der nun eine einheitliche Kommunikation über das HTTPS Protokoll zwischen dem jeweiligen Front End und dem Babtec Business Server erfolgt.

Diese einheitliche, sichere und verschlüsselte Kommunikation ist Voraussetzung dafür, dass für die Identifikation und Authentifizierung der Personen, die auf Babtec-Software zugreifen wollen, moderne Standard-Protokolle genutzt werden. Damit ist der Grundstein dafür gelegt, dass neben den bisher verwendeten Authentifizierungs-Methoden, d.h. 

• mit Benutzername (Kurzname) und Kennwort
• oder mit dem Windows Active Directory User per Single Sign-On 

zukünftig auch weitere Provider für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung genutzt werden können. So wird nun mit Release 8.0 zusätzlich der cloudbasierte Service Microsoft Entra ID unterstützt. 

Weitere Informationen: Benutzer: Microsoft Entra ID

In allen BabtecQ Go Modulen wurde nun eine neue, vereinfachte und einheitliche Bedienung bei der Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe bereitgestellt.

Die Ansprechpartner Ihrer Kunden oder Lieferanten verwalten Sie als Kontakte im Katalog „Adressen“. Kontakte, die bisher als Ansprechpartner (z.B. in Reklamationsvorgängen) angegeben wurden, inzwischen aber nicht mehr gültig sind, können jetzt im Katalog deaktiviert werden. 

Diedeaktivierten Kontakte können nun während der Erfassung von Reklamationen oder der Bearbeitung von Checklisten und Instandhaltungsaufträgen nicht mehr als Ansprechpartner ausgewählt werden. Bereits vorhandene Ansprechpartner bleiben in den Vorgängen erhalten, auch wenn sie zwischenzeitlich deaktiviert worden sind.

Weitere Informationen: Adressen: Kontakte deaktivieren

In den Listenansichten der BabtecQ Go Module besteht jetzt die Möglichkeit, den Listeninhalt in eine Excel-Datei zu exportieren und herunterzuladen.

In Release 8.0 besteht nun die Möglichkeit, das Lokalisierungsprofil zu wechseln, um BabtecQ Co in einer anderen Sprache zu nutzen. Um den Mandant zu wechseln, nutzen Sie jetzt einfach den Funktionsaufruf in der Modulleiste.

In einem Notizfeld konnten Sie auch bisher schon Direktlinks auf andere Informationen einfügen. Ab sofort erhalten Sie beim Hover über diesen Link in einem Tooltip weitere Hinweise, z.B. die vollständige URL.

Sobald Sie sich nach dem Software Update erstmalig anmelden, öffnet sich ein Hinweis-Dialog zum neuen Release. Mit „Jetzt mehr erfahren“ gelangen Sie direkt zur Babtec-Webseite, auf der Sie alle wichtigen Informationen rund um das neue Release 8.0 finden. Wählen Sie dort einfach das Modul oder Thema aus, das Sie interessiert und informieren Sie sich über die neuen Features.

Möchten Sie, dass dieser Hinweis bei der nächsten Anmeldung nicht mehr erscheint, aktivieren Sie einfach die Option „Nicht mehr anzeigen“.

Ein Hinweis:

Neue Benutzer, die nach dem Software Update auf die aktuelle Version in der Babtec-Benutzerverwaltung hinzugefügt oder importiert werden, erhalten beim Anmelden keinen automatischen Hinweis auf die Release-Informationen.

Den Link auf die Babtec-Webseite mit den Release-Informationen finden Sie jederzeit auch im Dialog „Über BabtecQ Go“.

In den BabtecQ Modulen für Aufgaben, Maßnahmen, Reklamationen und Instandhaltung können in der Lasche „Dokumente“ auch Checklisten-Dokumente verknüpft werden. Diese verknüpften Checklisten stehen auch in den betreffenden BabtecQ Go Modulen zur Verfügung und können nun direkt von hier aus genutzt werden – mit „Checkliste verwenden“ wird die Checkliste erstellt und kann dann verwendet werden.

Die Anforderungen Ihrer interessierten Parteien werden Ihnen oft in Form von Dokumenten übermittelt – es handelt sich u.a. um Normen für Managementsysteme, inkl. kundenspezifischer Anforderungen (z.B. CSR zur IATF 16949), um branchenspezifische Richtlinien, Gesetzesblätter oder Vertragsdokumente. 

Im Modul „Anforderungen“ verwalten Sie deshalb die jeweilige Quelle, aus der die Anforderungen stammen - also die Dokumente in ihrem aktuell veröffentlichten Ausgabestand. 

Darüber hinaus verwalten Sie aber auch die einzelnen aus den Dokumenten identifizierten Anforderungen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Es bietet sich an, auch den Originaltext aus dem Anforderungsdokument mit in die einzelnen identifizierten Anforderungen zu übernehmen und in der BabtecQ Datenbank abzulegen. Denn so haben Prozessverantwortliche auch ohne die Nutzung des Moduls„Anforderungen“ den Kontext der für sie relevanten Anforderungen im Blick, die mit dem Prozess verknüpft wurden.

In diesem Zusammenhang stellen wir Ihnen in Release 8.0 eine neue Option bereit, mit der Sie insbesondere in Dokumenten mit Spalten-Formatierung viel leichter den benötigten Originaltext im PDF-Dokument markieren, kopieren und in die angelegte Anforderung übernehmen können. Die Option „Umschalten des Auswahlmodus auf rechteckige Auswahl“ finden Sie in der Symbolleiste des PDF-Viewers.

Die verfügbaren Filteroptionen wurden im Filter-Dialog neu angeordnet, so dass u.a. nun für Sie klarer wird, ob sich die einzelnen Kriterien auf eine Quelle oder eine Anforderung beziehen.

Für die Unterstützung Ihres Anforderungsmanagement stehen jetzt auch Q.Agent Jobs zur Verfügung, die Sie wie gewohnt für E-Mail Benachrichtigungen an verantwortliche Personen einsetzen können. Es handelt sich um folgende Benachrichtigungen:

• an die verantwortliche Person / Teammitglieder über eine fällige Anforderung
• an die verantwortliche Person / Teammitglieder über neue Kommentare
• an den Ersteller eines Kommentars über neue Antworten
• an den Prozessverantwortlichen über neu verknüpfte Anforderungen
• an die verantwortliche Person für ein Dokument über neu verknüpfte Anforderungen

Die Berichte und Auswertungen berücksichtigen nun auch alle Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Verwendung von Checklisten ausgelöst wurden. 

Darüber hinaus unterstützen die Q.Agent Jobs für Aufgaben und Maßnahmen jetzt auch solche, die im Zusammenhang mit Checklisten erstellt wurden.

Weitere Informationen: Aufgaben und Maßnahmen

Die aufgezeichneten Checklisten können ab sofort mit Pivot-Auswertungen flexibel ausgewertet werden. Dafür bietet Ihnen das Modul für Auswertungen in BabtecQ eine Reihe an voreingestellten Beispielen, mit denen Sie die Aufzeichnungen in verwendeten Checklisten, bestimmter Bausteine sowie die erfassten Ergebnisse und Fehler analysieren können.

Ein Set an Checklisten eignet sich dann, wenn für die Ausführung einer Tätigkeit verschiedene Arbeitsschritte notwendig sind, für die es jeweils bereits ein eigenes Vorgabedokument in Form einer Checkliste gibt. Das Set ermöglicht es Ihnen, alle für diese Tätigkeit erforderlichen Checklisten zu bündeln, deren Ausführung terminlich zu planen und die einzelnen ausfüllbaren Checklisten auf Knopfdruck zu erstellen.

Für wiederkehrende Checklisten-Sets können Vorlagen erstellt werden. Vorlagen können eine beliebige Anzahl an publizierten Checklisten-Dokumenten enthalten. Auf der Basis solcher Vorlagen lassen sich schnell und sicher "fertige" Checklisten-Sets erstellen.

Sollte eine Vorlage irgendwann einmal nicht mehr benötigt werden, lässt sich diese einfach deaktivieren und kann nicht mehr für die Erstellung von Checklisten-Sets verwendet werden.

Wenn Sie sich innerhalb eines noch nicht aktivierten Sets nochmals über Inhalt und Ablauf einzelner Checklisten vergewissern möchten, die Teil des Sets sind, dann nutzen Sie einfach die Vorschau und erleben, wie die Checklisten verwendet werden.

Verwenden Sie Serien, wenn Sie die wiederholte Verwendung eines Checklisten-Sets planen möchten. Entsprechend des definierten Zeitintervalls werden die Checklisten des Sets automatisch generiert und für die geplante Verwendung bereitgestellt. 

Das Zeitintervall kann dabei flexibel eingestellt werden – egal ob z.B. täglich, wöchentlich oder monatlich und an einem bestimmten Wochentag oder an einem bestimmten Termin – immer ausgehend von einem definierten Starttermin. Darüber hinaus können Sie planen, wann die Serie enden soll.

Diese frei definierbaren Intervalle ermöglichen es Ihnen, die Erstellung der Sets an Ihre Bedürfnisse anzupassen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben regelmäßig und pünktlich erledigt werden. In diesem Zusammenhang lässt sich auf einstellen, wie viele Tage im Voraus die Checklisten verfügbar sein sollen.

Sets, die auf einer Serie basieren, erkennen Sie an dem "Wiederholungs-Symbol" in der Listenansicht der Checklisten-Sets.

In einem Set werden jetzt für jede Checkliste Informationen über den Status, den Fortschritt der Aufzeichnung und die Entscheidung übersichtlich dargestellt.

Ab Release 8.0 besteht die Möglichkeit, durch ein externes Softwaresystem nicht nur einzelne Checklisten automatisch erzeugen zu lassen, sondern auch ganze Sets mit allen dazugehörigen Checklisten. Klassischerweise handelt es sich dabei um einen Auftrag (z.B. für die Montage), der mit Hilfe von mehreren Checklisten ausgeführt und dokumentiert werden soll. Der Auftrag wird anhand einer ID (Referenz-Nr.) identifiziert, die das externe System vergibt. Ist eine solche externe Referenz-Nr. vorhanden, wird diese im Bereich der Set-Details mit ausgewiesen.

Die Listenansicht wurde in Release 8.0 um die Anzeige der zugewiesenen Labels ergänzt. Darüber hinaus enthält ein neuer Tooltip Details zum Fortschritt der Checkliste.

Zu jeder Checkliste können Sie einen Bericht im PDF-Format erzeugen. Der Bericht umfasst je nach Bearbeitungsstand der Checkliste alle Anweisungen und Aufzeichnungen – selbstverständlich auch für die neuen Bausteine Ersatzteile, Bilder und Video, inkl. aller dokumentierten Aufgaben und Maßnahmen.

Der Funktionsaufruf „Drucken“ ist jetzt darauf vorbereitet, dass auch weitere (angepasste) Berichte aufgerufen werden könnten – falls dieser Bedarf bei Ihnen besteht. Wenden Sie sich in diesem Fall gern an Ihre Ansprechperson bei Babtec. 

Treten während Ihrer Qualitätsprüfungen im Modul „Prüfung“ Abweichungen auf, werden diese Ereignisse protokolliert. Mit Hilfe eines Dashboards lassen sich laufende Aufträge oder Prüfplätze durch verantwortliche Personen komfortabel überwachen, um insbesondere auf neue Ereignisse schnell reagieren zu können. 

Dazu nutzen Sie verschiedene Kacheltypen, wie z.B. die Ansicht oder neu ab Release 8.0die Listenansicht.

Ab Release 8.0 können nun auch in BabtecQ Go Dashboardsalle Details zu (neuen) Ereignissen eingesehen werden. 

Auch ein Fehlerbild, das jetzt zusätzlich während der Prüfung bei einer Abweichung gespeichert werden kann, steht jetzt als nützliche Information bei der Entscheidung über einzuleitende  Korrekturmaßnahmen zur Verfügung. Sobald ein neues Ereignis zur Kenntnis genommen wurde, kann der Status „Warnung“ hier deaktiviert werden.

Ein Hinweis:

Die Ansicht von Ereignissen im BabtecQ Go Dashboard erfordert mindestens das Recht „Modul starten“ für das Modul „Aufträge“.

Weitere Informationen: Überwachungsprofile und Fehlerbild erfassen

Nutzen Sie die Dashboards, um Informationen aus Ihrem Risikomanagementprozess an verantwortliche Personen im Unternehmen zu kommunizieren. 

Dafür stehen u.a. die bekannten Pivot-Auswertungen zur Verfügung oder die neuen Heatmaps, die Ihnen dabei helfen werden, die höchsten Risiken aus allen laufenden Risikoanalysen zu identifizieren und die Wirksamkeit eingeleiteter Maßnahmen im Umgang mit den Risiken zu bewerten.

Weitere Informationen: Neu: Risiken und Chancen

Die gespeicherten Ansichten, die in Dashboards bereitgestellt werden, enthalten jetzt auch die jeweils zugewiesenen Labels. Ein neuer Tooltip enthält Details zum Fortschritts-Indikator.

Der Baustein ermöglicht die Anzeige einer beliebigen Anzahl an Bildern. Optional kann jedes Bild mit einer Anweisung versehen werden. Damit können Sie die erklärende Wirkung von Bildern nutzen, um Sachverhalte klar aber komprimiert darzustellen und leicht verständliche Anleitungen bereitzustellen. 

Wird die Checkliste verwendet, werden dem Anwender oder der Anwenderin In der Erfassung werden die einzelnen Bilder und Anweisungen in einem "Caroussel" dargestellt.

Ein Hinweis:

In den Modulen "Dokumente" und "Meine Dokumente" erfolgt die Darstellung der Bilder mit Anweisungen aus Übersichtsgründen in einer Listendarstellung.

Dieser Baustein kann insbesondere in Checklisten verwendet werden, die in Montage- oder Wartungsprozessen eingesetzt werden sollen. 

Mit diesem Baustein definieren Sie einerseits Vorgaben (SOLL) – welche Ersatzteile, inkl. Menge und Einheit sind geplant. Andererseits ermöglicht er die Erfassung der tatsächlich verwendeten Menge (IST) an Ersatzteilen.

Der Baustein ermöglicht das Abspielen von Videos über HTTPS, die auf eigenen oder fremden Webservern gespeichert sind. Damit können jetzt verschiedene Videoquellen flexibel in Checklisten eingebunden werden. Zusätzlich können Sie das Video mit einer Beschreibung versehen. 

Anleitungen mit „bewegten“ Bildern sind leicht verständlich und tragen bestimmt dazu bei, bei Ihren Mitarbeiter:innen Akzeptanz für die Verwendung von digitalen Checklisten zu schaffen. 

Für die Bausteine „Bilder“ und „Videos“ kann jetzt genauso wie bisher schon für den Baustein „Anweisung“ in der Konfiguration festgelegt werden, ob der betreffende Baustein in der Checkliste für die Anwender:innen die Bedeutung einer Information, Erfolg, einer Warnung oder Gefahr annehmen soll.

In Abhängigkeit der eingestellten Art wird der Hintergrund des Bausteins in der Checkliste entsprechend eingefärbt.

Wie bereits für Word-basierte Dokumente bekannt, können nun auch in Excel-Dateien Informationen aus dem Dokument-Datensatz, wie z.B. das Datum der Freigabe oder der Verantwortliche für das Dokument automatisch übernommen und an der gewünschten Position in der Excel-Datei ausgegeben werden. 

Die entsprechenden Einträge sind über den Excel Namens-Manager zu finden.

In diesem Zusammenhang besteht nun auch die Möglichkeit, den Dokumentennamen in Abhängigkeit der für das Dokument konfigurierten Sprache in der Excel-Datei auszugeben. Das gilt gleichermaßen auch für Word-basierte Dokumente.

Ein Hinweis:

Die in der Abbildung zusammengefassten Datensatz-Informationen können gleichermaßen auch in Word-basierten Dokumenten ausgegeben werden.

Der Filter-Dialog wurde erweitert, so dass Sie jetzt die Listenansicht der Dokumente auch in Bezug auf verknüpfte Anforderungen filtern können. 

So finden Sie jetzt schnell heraus, welche Dokumente noch keine verknüpften Anforderungen besitzen oder für welche Dokumente der jeweils Verantwortliche die neu verknüpften Anforderungen noch nicht bestätigt hat.

Für ein Dokument ist jetzt der Fortschritt des Freigabe-Workflows auf einen Blick ersichtlich. Man erkennt jetzt sehr schnell, welche Workflow-Schritte schon abgeschlossen sind – wann das geschah und durch wen, welcher Workflow-Schritt aktuell zu bearbeiten ist und welche anschließend noch folgen.

Während der Bearbeitung des Dokumentes werden zusätzlich im HeaderHinweise zum aktuellen Workflow-Schritt angezeigt. Daraus geht hervor, wer verantwortlich ist und wann dieser Schritt abgeschlossen sein soll.

Ein in der Listenansicht markiertes Dokument kann jetzt kopiert werden. Das neue Dokument wird dabei im Status „Entwurf“ angelegt und entspricht der letzten Version des kopierten Dokumentes.

Für jedes Dokument wird mit Hilfe der Verteilerliste bestimmt, welche Benutzer bzw. Benutzergruppen das Dokument für ihre Tätigkeiten benötigen und deshalb zur Kenntnis nehmen sollten. Aus diesem Grund holen Sie sich die Lesebestätigung der betroffenen Personen ein.

Ab Release 8.0 können Sie nun entscheiden, von welchen Personen eine Lesebestätigung (fristgemäß) angefordert wird und für welche Personen das nicht notwendig ist. Ordnen Sie dafür einfach die einzelnen Verteiler den neuen Bereichen „Ohne Bestätigung“ oder „Mit Bestätigung“ auf dem Tab „Publizierung“ zu.

Ein Hinweis:

Die betroffenen Q.Agent Jobs berücksichtigen die neue Zuordnungsoption für Verteiler im Zusammenhang mit der Lesebestätigung. Beim Update auf das neue Release werden die vorhandenen Verteiler eines Dokumentes entsprechend der ursprünglichen Konfiguration entweder dem Bereich „Ohne Bestätigung“ oder dem Bereich „Mit Bestätigung“ zugewiesen.

Für die Unterstützung Ihres Dokumentenlenkung stehen weitere Q.Agent Jobs zur Verfügung, die Sie wie gewohnt für E-Mail Benachrichtigungen an verantwortliche Personen einsetzen können. Es handelt sich um folgende Benachrichtigungen:

• an die verantwortliche Person für ein Dokument über neue Kommentare
• an den Ersteller eines Kommentars über neue Antworten

Für diesen Katalog wurde das neue Benutzerrecht „Verteiler löschen“ bereitgestellt. Das bisher vorhandene Recht „Verteiler verwalten“ wurde umbenannt in „Verteiler erstellen und bearbeiten“. 

Ein Hinweis:

Benutzer und Benutzergruppen, für die das bisherige Recht „Verteiler verwalten“ aktiviert war, erhalten mit dem Update auf das neue Release automatisch auch das neue Recht „Verteiler löschen“.

Darüber hinaus ist das Feld für die Bezeichnung des Verteilers jetzt mehrsprachig ausgelegt, so dass Sie die Verteiler in allen konfigurierten Sprachen pflegen können.

Für publizierte Checklisten steht jetzt auch im Modul "Meine Dokumente" die Vorschau zur Verfügung, mit der man als potenzieller Anwender oder Anwenderin dieser Checkliste erleben kann, wie genau die Checkliste verwendet werden wird.

Ein Hinweis: 

Im Vorschau-Modus ist es nicht möglich, Fehler oder Maßnahmen hinzuzufügen.

Die publizierten Dokumente werden in allen Listenansichten jetzt inklusiver der zugewiesenen Labels angezeigt.

Der Filter-Dialog im Bearbeitungs-Modus wurde erweitert, so dass Sie jetzt die Prozesslandkarte und die Listenansicht der Prozesse auch in Bezug auf verknüpfte Anforderungen filtern können. 

So finden Sie jetzt schnell heraus, welche Prozesse noch keine verknüpften Anforderungen besitzen oder für welche Prozesse der jeweils Verantwortliche die neu verknüpften Anforderungen noch nicht bestätigt hat.

Nutzen Sie bei der Erstellung eines Flowcharts vorgefertigte Vorlagen aus dem Katalog „Flowchart Vorlagen“? 

Ist das der Fall und sollten Sie eine Vorlage in das Flowchart laden, dann erhalten Sie jetzt einen auffälligen Hinweis, den Sie bestätigen müssen. Denn sollten Sie zuvor bereits Shapes oder andere Elemente im Flowchart angelegt haben, überschreibt die Vorlage Ihre bisherige Arbeit.

Während der Bearbeitung werden jetzt sowohl in der Prozessanalyse als auch im Flowchart Hinweise zum aktuellen Workflow-Schritt angezeigt. Daraus geht hervor, wer verantwortlich ist und wann dieser Schritt abgeschlossen sein soll. 

Im Modul „Konfiguration“ können Sie jetzt entscheiden, ob die Freigabe eines Prozesses eine elektronische Unterschrift erfordert oder nicht. Ist die elektronische Unterschrift aktiviert, muss sich der Verantwortliche (BabtecQ Benutzer) bei Freigabe des Prozesses mit Benutzername und Kennwort nochmals authentifizieren.

Weitere Informationen: Elektronische Unterschrift (Re-Authentifizierung)

Integrierte Managementsysteme (IMS) sind komplexe Systeme, die aus einer Vielzahl an Systemelementen wie beispielsweise Prozessen bestehen. Einen wesentlichen Anteil an der Komplexität des IMS haben die vielfältigen und häufig dynamischen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Systemelementen. Die Komplexität eines Managementsystems zu beherrschen, heißt deshalb, all diese Beziehungen, Schnittstellen und Wechselwirkungen zu beherrschen.

Voraussetzung dafür ist zunächst, ein vertieftes Verständnis für Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zu entwickeln. In erster Linie wird es im Unternehmen die Aufgabe von Managementsystembeauftragten, Prozessverantwortlichen und Auditor:innen sein, sich den damit verbundenen Herausforderungen zu stellen, um das Managementsystem gezielt steuern zu können. Denn Ziel eines wirksamen Managementsystems ist es, die Vielzahl und die sich stetig ändernden Anforderungen zu erfüllen, die an das Unternehmen aus seinem Umfeld und von den interessierten Parteien (Kunden, Normen, Gesetzen, u.v.m.) gestellt werden.

Der neue IMS-Viewer unterstützt Sie dabei, diesen Herausforderungen zu begegnen, indem er die mithilfe der neuen „IMS-Links“ hinterlegten Beziehungen, Schnittstellen und Wechselwirkungen grafisch visualisiert. 

Der IMS-Viewer bietet Ihnen eine neue Perspektive auf Ihr Managementsystem. 

Ähnlich wie die Prozesslandkarte bietet der IMS-Viewer einen vereinfachten Blick auf Ihr Managementsystem. Anders als die Prozesslandkarte rückt der IMS-Viewer jedoch die vorhandenen realen Beziehungen zwischen den Prozessen in den Vordergrund und sorgt damit für mehr Transparenz, was Informationsflüsse, Abhängigkeiten und Wechselwirkungen betrifft.

Für Sie, als Anwender:in der Babtec-Software, liegt sein Potenzial insbesondere darin, über die direkten Beziehungen der Input- und Output-Prozesse hinaus auch indirekte und weitere Beziehungen zu anderen prozessrelevanten Elementen des Managementsystems darzustellen und zu analysieren.

Als Prozessverantwortliche(r) lässt es sich mit dieser Darstellung ganz einfach über den Tellerrand Ihrer Prozesse hinausschauen und wertvolle Erkenntnisse über weitere Beziehungen oder Abhängigkeiten erkennen, die Sie sonst nicht unmittelbar im Blick haben (können). Diese Perspektive zu haben, könnte Ihnen helfen, beispielsweise bei einer geplanten Optimierung an Ihrem Prozess, besser einschätzen zu können, ob Sie wirklich an alle Schnittstellen gedacht haben. Denn Sie könnten jetzt leichter und schneller erkennen, ob die geplante Änderung nicht doch noch weitere Prozesse betreffen wird, die nicht unmittelbar mit Ihrem Prozess in Beziehung stehen.

In Release 8.0 wird der IMS-Viewer zunächst alle Beziehungen darstellen, die mit Hilfe der neuen IMS-Links in den Modulen „Prozesse“ und „Risiken und Chancen“ hergestellt werden. 

Wichtig für Sie: Alle bisher bestehenden Input- und Output-Verknüpfungen zwischen Ihren Prozessen werden beim Update auf die neuen IMS-Links umgewandelt, so dass diese im IMS-Viewer sofort sichtbar sein werden.

Probieren Sie es gern aus! Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Weitere Informationen: Neu: Prozesse verknüpfen mit IMS-Links und Neu: Risiken und Chancen

Prozesse, und damit die Ablauforganisation Ihres Unternehmens, sind wesentlicher Bestandteil Ihres Qualitäts- oder Ihres Integrierten Managementsystems (QMS oder IMS). Aus Systemsicht stehen Ihre Prozesse miteinander in Beziehung. D.h. es gibt Schnittstellen und Wechselwirkungen zwischen einzelnen Prozessen: In einem Prozess werden Ergebnisse oder Informationen aus anderen Prozessen als Input verarbeitet. Der Prozess wiederum liefert Output in Form neuer Ergebnisse und Informationen, die anderen Prozessen bereitgestellt werden.

Aus diesem Grund konnten Sie auch bisher schon (im Rahmen der Prozessanalyse und im Flowchart) diese Beziehungen abbilden, indem Sie andere Prozesse als Input oder Output verknüpft haben.

In Release 8.0 aber haben wir uns für einen neuen Weg entschieden, diese Beziehungen abzubilden: Ab sofort nutzen Sie dafür die neuen IMS-Links. 

Ein Hinweis: 

Die aus früheren BabtecQ Versionen bekannte Funktion für die Verknüpfung von Input- und Output-Prozessen ist nicht mehr verfügbar. Bitte beachten Sie deshalb, dass Sie nach dem Update für die betroffenen Benutzer und Benutzergruppen die neuen Benutzerrechte im Bereich „IMS-Links“ aktivieren müssen.

Wichtig für Sie an dieser Stelle: Mit dem Update auf das neue Release werden alle bereits bestehenden Verknüpfungen zwischen Ihren Prozessen in IMS-Links umgewandelt. 

Was sind die Unterschiede zu den „alten“ Prozessverknüpfungen?

1. IMS-Links sind bidirektionale Links. Damit ist gewährleistet, dass eine Verknüpfung die Wechselseitigkeit einer Beziehung zwischen zwei Prozessen korrekt abbildet – d.h.:

• Die Konsistenz der Beziehung und somit auch die Datenkonsistenz ist sichergestellt (mit anderen Worten: „Wo ein Input, da auch ein Output“), widersprüchliche Beziehungen (Verknüpfungen) werden verhindert.
• Die Transparenz der Beziehung ist gewahrt. Wenn eine Schnittstelle zwischen zwei Prozessen existiert, dann ist diese gleichranging von Bedeutung für beide Prozesse und nicht „Exklusivwissen“ auf einer der beiden Seiten.
• Mehrfacharbeit wird hinfällig. Ein bidirektionaler IMS-Link ersetzt zwei unidirektionale Verknüpfungen.

2. IMS-Links sind nicht versionsspezifisch.

Die Versionierung und Freigabe von Prozessen dient dazu, den „Konsumenten“ bzw. Prozessbeteiligten ausschließlich geprüfte Inhalte einer Prozessbeschreibung bereitzustellen. Diese Prozessbeschreibungen enthalten u.a. auch Informationen, die als Input aus anderen Prozessen benötigt werden und auch den erzeugten Output (also Ergebnisse und Informationen), der wiederum für andere Prozesse wichtig ist. IMS-Links dienen technisch gesehen dazu, real existierende Schnittstellen, Wechselwirkungen und Abhängigkeiten in der Ablauforganisation abzubilden. Diese Beziehungen sind Eigenschaften von Managementsystemen – sie existieren oder sie existieren nicht – und zwar unabhängig von der Version der beiden beteiligten Prozesse. 

Welcher praktische Nutzen entsteht für Sie? 

Die IMS-Links können jetzt unabhängig vom Freigabestatus der in Beziehung stehenden Prozesse erzeugt werden. Die beteiligten Prozesse müssen also nicht mehr wie bisher freigegeben sein, um Verknüpfungen zwischen ihnen herzustellen – das erspart Abstimmungsaufwände zwischen den verantwortlichen Personen und „unnötige“ Versionen. Zusätzlich sorgen jetzt Q.Agent Jobs dafür, dass die verantwortliche Person für den jeweils anderen Prozess eine E-Mail Benachrichtigung erhält, sobald ein neuer IMS-Link angelegt oder ein bestehender deaktiviert wurde.

Wichtig: Die Versionssicherheitder Prozessbeschreibungen ist trotzdem gewährleistet. Denn in einer freigegebenen und veröffentlichten Version werden den „Konsumenten“ ausschließlich Beziehungen dargestellt (im Turtle-Diagramm und in Flowcharts), die schon zum Zeitpunkt der Freigabe vorhanden waren. 

Und nach wie vor nutzen Sie die technische Verlinkung natürlich auch für die komfortable Navigation zwischen den verknüpften Prozessen, um sich schnell benötigte Informationen zu beschaffen – sowohlim Bearbeitungs- als auch im Lesemodus.

Sollten Sie sich jetzt dennoch fragen: Muss das sein? 
Das muss sein! Davon sind wir überzeugt. Denn seit wir uns intensiv mit dem Thema IMS beschäftigen, haben wir in vielen Gesprächen und natürlich auch durch eigene Erfahrungen bei Babtec erkannt,

• dass Managementsysteme komplex sein können,
• dass diese Komplexität in erster Linie durch viele (immer neue) Anforderungen entsteht, die von außen auf die Unternehmen einströmen und dass diesen Anforderungen mit geeigneten Prozessen, Vorgaben und Regeln begegnet werden muss,
• dass die dadurch entstehende Komplexität nicht vermieden werden kann (insbesondere dann nicht, wenn ein Unternehmen erfolgreich bleiben soll)
• und dass es deshalb notwendig ist, mit dieser Komplexität im Unternehmen umzugehen und sie bestenfalls irgendwann zu beherrschen. Komplexität zu ignorieren, ist keine Alternative.

Ein Hinweis zur Migration der vorhandenen Input- und Output-Verknüpfungen:

Die ehemals unidirektionalen und versionierten Verknüpfungen werden in bidirektionale und versionsunabhängige IMS-Links umgewandelt. Dies kann einmalig und lediglich in besonderen Konstellationen nach dem Update die folgenden Auswirkungen auf die Bestandsdaten haben: 

• Eine Verknüpfung, die vor dem Update nur „auf einer Seite“ technisch existiert hat, wird nach dem Update u.U. (abhängig vom Freigabezeitpunkt) auf „der anderen Seite“ sichtbar – ggf. in einer freigegebenen Prozessversion.
• Wenn vor dem Update mehrere unidirektionale Verknüpfungen eine Beziehung beschrieben haben, werden diese zu einem bidirektionalen IMS-Link zusammengeführt. Das kann in bestimmten Konstellationen dazu führen, dass nach dem Update ein IMS-Link vom Typ „Input und Output“ vorliegt.
• Was die Flowcharts betrifft: Aufgrund dessen, dass bisher die Herstellung einer unidirektionalen Input- oder Output-Verknüpfung nur zu einer freigegebenen Version erfolgen konnte, war es mit Hilfe des Shapes „Prozessverknüpfung“ möglich, auch eine bestimmte Aktivität des freigegebenen Prozesses zu verknüpfen. 

Da die IMS-Links nun versionsunabhängig erzeugt werden, können Flowchart-Aktivitäten nicht mehr direkt verlinkt werden, da sie inhaltlicher Bestandteil einer Prozessversion sind. War vor dem Update eine Aktivität verknüpft, ist die Bezeichnung dieser Aktivität nun als Textinformation im Shape enthalten.

Weitere Informationen: Neu: IMS-Viewer

In der Prozesslandkarte kann jetzt auf Ordner-Ebene eine verantwortliche Person angegeben werden. Diese Information ist sowohl im Bearbeitungs- als auch im Lesemodus verfügbar.

Beim Anlegen eines Unterordners oder eines neuen Prozesses in dieser Gruppe, wird der Verantwortliche aus dem Ordner hier als Vorbelegung übernommen.

Für die Unterstützung Ihres Prozessmanagements stehen weitere Q.Agent Jobs zur Verfügung, die Sie wie gewohnt für E-Mail Benachrichtigungen an verantwortliche Personen einsetzen können. Es handelt sich um folgende Benachrichtigungen:

• an die verantwortliche Person, eine Workflow-Aktivität abzuschließen
• die verantwortliche Person daran zu erinnern, eine fällige Workflow-Aktivität abzuschließen