Dokumentenlenkung

Die Dokumentenlenkung der QM-Software BabtecQ unterstützt jeden beliebigen Dateityp. Dokumente erstellen Sie wie gewohnt in Ihrer bevorzugten Office-Lösung (z. B. Microsoft Word, Excel, Visio). Neben Eigenschaften wie Schlagwörtern oder mitgeltenden Dokumenten lassen sich auch zugehörige Prozesse oder Anforderungen direkt zuordnen. In Kombination mit den Modulen „Checklisten“, „Prozessmanagement“ und „Anforderungsmanagement“ stellt die Dokumentenlenkung eine wertvolle Ergänzung dar, mit der Sie nicht nur Ihr Qualitätsmanagement optimal unterstützen, sondern auch das Integrierte Managementsystem effizient aufbauen.

Möchten Sie eine große Anzahl von Dokumenten mit möglichst geringem Zeitaufwand verteilen – zum Beispiel, weil Sie gerade erst mit dem Aufbau eines digitalen Prozessmanagements begonnen haben – dann können Sie auch mehrere Dateien in einem Schritt mühelos hochladen und ihnen mithilfe einer übersichtlichen Tabellenansicht Eigenschaften zuweisen.

Wenn Sie einen Gültigkeitszeitraum für ein Dokument festlegen, dann werden die Verantwortlichen rechtzeitig vor dessen Ablauf informiert. Sobald eine neue Version des Dokuments vorliegt, ersetzen Sie einfach die bestehende Datei. So ist sichergestellt, dass sich keine veralteten Informationen im Umlauf befinden. Frühere Versionen gehen dabei nicht verloren: Der jeweilige Stand des Dokuments bleibt auch rückblickend jederzeit transparent nachvollziehbar.

Workflows unterstützen Sie bei allen Arbeitsabläufen vom Entwurf bis zur Publikation. So legen Sie fest, welche Personen ein bestimmtes Dokument bearbeiten, überprüfen oder freigeben sollen. Für jedes neue oder geänderte Dokument greifen Sie auf bestehende Workflows zurück und sparen somit Zeit bei der Planung. E-Mail-Benachrichtigungen mit direktem Link auf das Dokument informieren die Verantwortlichen, sobald eine Aufgabe für sie ansteht.

Profitieren Sie von einem flexiblen Rollensystem: Ändern sich die Zuständigkeiten für die Dokumentenlenkung, dann bleibt der Workflow bestehen und eine andere Person derselben Rolle übernimmt die Aufgaben.

Das Softwaremodul „Dokumentenlenkung“ übernimmt für Sie das papierlose Verteilen der Dokumente: Mit wenigen Klicks stellen Sie die fertiggestellten und freigegebenen Dokumente den Nutzer:innen über Ihr Unternehmensnetzwerk zur Verfügung. Weil nicht jedes Dokument auch für jede Person relevant ist, lässt sich jeweils ein Verteiler auswählen. So stellen Sie sicher, dass beispielsweise nur einzelne Abteilungen oder ausschließlich Führungskräfte Ihres Unternehmens auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Die zentral verwalteten Verteiler können beliebig oft wiederverwendet werden.

Um Normen wie ISO 9001 gerecht zu werden, unterstützt die Software Sie dabei, die Kenntnisnahme der Dokumente und deren Beachtung sicherzustellen. Auf Wunsch fordern Sie eine Lesebestätigung ein, falls notwendig auch mit Fälligkeitsdatum. Direkt in der Software erhalten Sie eine transparente Übersicht darüber, wer welche Dokumente bereits gelesen hat.

Damit bestimmte Systeminformationen wie das Gültigkeitsdatum oder die freigebende Person auch nach dem Drucken oder Speichern sichtbar bleiben, können diese Daten mithilfe der Dokumentenlenkung automatisch in Ihre Microsoft-Word-Dokumente integriert werden.

Das browserbasierte Frontend BabtecQ Go macht es besonders einfach, alle gewünschten Personen mit den richtigen, aktuellen Dokumenten zu versorgen: Genauso wie das Hochladen, Verwalten und Verteilen, erfolgt auch das Lesen von Dokumenten innerhalb des Unternehmensnetzwerks ganz einfach über den vorhandenen Internetbrowser. Die intuitive Ansicht sorgt dafür, dass sich Anwender:innen ohne zeitaufwendige Einarbeitung sofort in der Dokumentenlenkung-Software zurechtfinden.

Die übersichtliche Ordnerstruktur beschleunigt das Auffinden von Dokumenten in der Software. Durch Favoriten sowie individuelle Filter- und Sortierfunktionen können benutzerspezifische Ansichten erstellt und gespeichert werden. So wird es noch einfacher, das jeweilige Dokument wiederzufinden.

Werden für eine Tätigkeit Informationen aus gelenkten Dokumenten benötigt, dann lassen sich diese jederzeit über das Dashboard aufrufen. Das Lesen eines neuen oder geänderten Dokuments kann hier direkt bestätigt werden. So bekommen Sie eine wertvolle Unterstützung bei der Erfüllung von Managementsystemnormen wie ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485.