Dokumentenlenkung

Managementsysteme wie ein Qualitätsmanagementsystem können nur dann wirksam sein, wenn alle Mitarbeitenden Zugriff auf die dazugehörigen Informationen haben. Aus diesem Grund verlangen Normen wie ISO 9001, IATF 16949 und ISO 13485, dass dokumentierte Informationen innerhalb des Unternehmens gezielt gelenkt werden. Die Dokumentenlenkung-Software unterstützt Ihr Unternehmen auch über das QM hinaus, indem alle relevanten Dokumente problemlos im gesamten Firmennetzwerk eingesehen, bearbeitet und gelenkt werden können.

Icon Dokumentenlenkung
Normkonforme Lenkung aller relevanten Dokumente
Icon minimaler Aufwand, Ordner und Uhr
Minimaler Aufwand für Dokumentenverwaltung und -Verteilung
Icon Workflow, Dokumente
Aktualität und Transparenz durch Workflows mit Versionierung
Vorschau des Moduls "Dokumentenlenkung" in der QM-Software BabtecQ

Strukturiertes Arbeiten mit Dokumentenlenkung-Software

Zeitaufwand und Fehlerquellen minimieren

Die Software für Dokumentenlenkung in BabtecQ systematisiert den Umgang mit Dokumenten. Sie ermöglicht eine Dokumentenverwaltung für Ihr Qualitätsmanagement, die den Anforderungen der ISO 9001 an eine QM-Dokumentenlenkung entspricht. Dadurch werden auch Fehlerquellen dauerhaft minimiert. Dokumente wie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Qualitätsrichtlinien, Normen, Ablaufpläne, Formulare, Organisationsstrukturen oder Stellenbeschreibungen lassen sich schnell, einfach und vor allem strukturiert erstellen, aktualisieren, lenken sowie archivieren. Die Dokumentenlenkung unterstützt Sie auch bei der Einführung Ihres digitalen Prozess- oder Anforderungsmanagements.

Eine zusätzliche Installation der Software am jeweiligen Arbeitsplatz ist hierfür nicht notwendig: Innerhalb des Firmennetzwerks lässt sich die Dokumentenlenkung einfach über das browserbasierte Frontend BabtecQ Go aufrufen.

Funktionen für Ihre softwaregestützte Dokumentenlenkung

Erstellen und Verwalten
Dokumentenlenkung in der QM-Software BabtecQ: Dokument

Effiziente Dokumentenverwaltung für Ihr Qualitätsmanagement

Die Dokumentenlenkung der QM-Software BabtecQ unterstützt jeden beliebigen Dateityp. Dokumente erstellen Sie wie gewohnt in Ihrer bevorzugten Office-Lösung (z. B. Microsoft Word, Excel, Visio). Neben Eigenschaften wie Schlagwörtern oder mitgeltenden Dokumenten lassen sich auch zugehörige Prozesse oder Anforderungen direkt zuordnen. In Kombination mit den Modulen „Checklisten“, „Prozessmanagement“ und „Anforderungsmanagement“ stellt die Dokumentenlenkung eine wertvolle Ergänzung dar, mit der Sie nicht nur Ihr Qualitätsmanagement optimal unterstützen, sondern auch das Integrierte Managementsystem effizient aufbauen.

Möchten Sie eine große Anzahl von Dokumenten mit möglichst geringem Zeitaufwand verteilen – zum Beispiel, weil Sie gerade erst mit dem Aufbau eines digitalen Prozessmanagements begonnen haben – dann können Sie auch mehrere Dateien in einem Schritt mühelos hochladen und ihnen mithilfe einer übersichtlichen Tabellenansicht Eigenschaften zuweisen.

Wenn Sie einen Gültigkeitszeitraum für ein Dokument festlegen, dann werden die Verantwortlichen rechtzeitig vor dessen Ablauf informiert. Sobald eine neue Version des Dokuments vorliegt, ersetzen Sie einfach die bestehende Datei. So ist sichergestellt, dass sich keine veralteten Informationen im Umlauf befinden. Frühere Versionen gehen dabei nicht verloren: Der jeweilige Stand des Dokuments bleibt auch rückblickend jederzeit transparent nachvollziehbar.

Workflows

Workflows mit flexiblem Rollensystem

Workflows unterstützen Sie bei allen Arbeitsabläufen vom Entwurf bis zur Publikation. So legen Sie fest, welche Personen ein bestimmtes Dokument bearbeiten, überprüfen oder freigeben sollen. Für jedes neue oder geänderte Dokument greifen Sie auf bestehende Workflows zurück und sparen somit Zeit bei der Planung. E-Mail-Benachrichtigungen mit direktem Link auf das Dokument informieren die Verantwortlichen, sobald eine Aufgabe für sie ansteht.

Profitieren Sie von einem flexiblen Rollensystem: Ändern sich die Zuständigkeiten für die Dokumentenlenkung, dann bleibt der Workflow bestehen und eine andere Person derselben Rolle übernimmt die Aufgaben.

Verteilung

Dokumente unternehmensweit verteilen

Das Softwaremodul „Dokumentenlenkung“ übernimmt für Sie das papierlose Verteilen der Dokumente: Mit wenigen Klicks stellen Sie die fertiggestellten und freigegebenen Dokumente den Nutzer:innen über Ihr Unternehmensnetzwerk zur Verfügung. Weil nicht jedes Dokument auch für jede Person relevant ist, lässt sich jeweils ein Verteiler auswählen. So stellen Sie sicher, dass beispielsweise nur einzelne Abteilungen oder ausschließlich Führungskräfte Ihres Unternehmens auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Die zentral verwalteten Verteiler können beliebig oft wiederverwendet werden.

Um Normen wie ISO 9001 gerecht zu werden, unterstützt die Software Sie dabei, die Kenntnisnahme der Dokumente und deren Beachtung sicherzustellen. Auf Wunsch fordern Sie eine Lesebestätigung ein, falls notwendig auch mit Fälligkeitsdatum. Direkt in der Software erhalten Sie eine transparente Übersicht darüber, wer welche Dokumente bereits gelesen hat.

Damit bestimmte Systeminformationen wie das Gültigkeitsdatum oder die freigebende Person auch nach dem Drucken oder Speichern sichtbar bleiben, können diese Daten mithilfe der Dokumentenlenkung automatisch in Ihre Microsoft-Word-Dokumente integriert werden.

Schneller Zugriff

Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente

Das browserbasierte Frontend BabtecQ Go macht es besonders einfach, alle gewünschten Personen mit den richtigen, aktuellen Dokumenten zu versorgen: Genauso wie das Hochladen, Verwalten und Verteilen, erfolgt auch das Lesen von Dokumenten innerhalb des Unternehmensnetzwerks ganz einfach über den vorhandenen Internetbrowser. Die intuitive Ansicht sorgt dafür, dass sich Anwender:innen ohne zeitaufwendige Einarbeitung sofort in der Dokumentenlenkung-Software zurechtfinden.

Die übersichtliche Ordnerstruktur beschleunigt das Auffinden von Dokumenten in der Software. Durch Favoriten sowie individuelle Filter- und Sortierfunktionen können benutzerspezifische Ansichten erstellt und gespeichert werden. So wird es noch einfacher, das jeweilige Dokument wiederzufinden.

Werden für eine Tätigkeit Informationen aus gelenkten Dokumenten benötigt, dann lassen sich diese jederzeit über das Dashboard aufrufen. Das Lesen eines neuen oder geänderten Dokuments kann hier direkt bestätigt werden. So bekommen Sie eine wertvolle Unterstützung bei der Erfüllung von Managementsystemnormen wie ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485.

Erstellen und Verwalten
Workflows
Verteilung
Schneller Zugriff

Effiziente Dokumentenverwaltung für Ihr Qualitätsmanagement

Die Dokumentenlenkung der QM-Software BabtecQ unterstützt jeden beliebigen Dateityp. Dokumente erstellen Sie wie gewohnt in Ihrer bevorzugten Office-Lösung (z. B. Microsoft Word, Excel, Visio). Neben Eigenschaften wie Schlagwörtern oder mitgeltenden Dokumenten lassen sich auch zugehörige Prozesse oder Anforderungen direkt zuordnen. In Kombination mit den Modulen „Checklisten“, „Prozessmanagement“ und „Anforderungsmanagement“ stellt die Dokumentenlenkung eine wertvolle Ergänzung dar, mit der Sie nicht nur Ihr Qualitätsmanagement optimal unterstützen, sondern auch das Integrierte Managementsystem effizient aufbauen.

Möchten Sie eine große Anzahl von Dokumenten mit möglichst geringem Zeitaufwand verteilen – zum Beispiel, weil Sie gerade erst mit dem Aufbau eines digitalen Prozessmanagements begonnen haben – dann können Sie auch mehrere Dateien in einem Schritt mühelos hochladen und ihnen mithilfe einer übersichtlichen Tabellenansicht Eigenschaften zuweisen.

Wenn Sie einen Gültigkeitszeitraum für ein Dokument festlegen, dann werden die Verantwortlichen rechtzeitig vor dessen Ablauf informiert. Sobald eine neue Version des Dokuments vorliegt, ersetzen Sie einfach die bestehende Datei. So ist sichergestellt, dass sich keine veralteten Informationen im Umlauf befinden. Frühere Versionen gehen dabei nicht verloren: Der jeweilige Stand des Dokuments bleibt auch rückblickend jederzeit transparent nachvollziehbar.

Workflows mit flexiblem Rollensystem

Workflows unterstützen Sie bei allen Arbeitsabläufen vom Entwurf bis zur Publikation. So legen Sie fest, welche Personen ein bestimmtes Dokument bearbeiten, überprüfen oder freigeben sollen. Für jedes neue oder geänderte Dokument greifen Sie auf bestehende Workflows zurück und sparen somit Zeit bei der Planung. E-Mail-Benachrichtigungen mit direktem Link auf das Dokument informieren die Verantwortlichen, sobald eine Aufgabe für sie ansteht.

Profitieren Sie von einem flexiblen Rollensystem: Ändern sich die Zuständigkeiten für die Dokumentenlenkung, dann bleibt der Workflow bestehen und eine andere Person derselben Rolle übernimmt die Aufgaben.

Dokumente unternehmensweit verteilen

Das Softwaremodul „Dokumentenlenkung“ übernimmt für Sie das papierlose Verteilen der Dokumente: Mit wenigen Klicks stellen Sie die fertiggestellten und freigegebenen Dokumente den Nutzer:innen über Ihr Unternehmensnetzwerk zur Verfügung. Weil nicht jedes Dokument auch für jede Person relevant ist, lässt sich jeweils ein Verteiler auswählen. So stellen Sie sicher, dass beispielsweise nur einzelne Abteilungen oder ausschließlich Führungskräfte Ihres Unternehmens auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Die zentral verwalteten Verteiler können beliebig oft wiederverwendet werden.

Um Normen wie ISO 9001 gerecht zu werden, unterstützt die Software Sie dabei, die Kenntnisnahme der Dokumente und deren Beachtung sicherzustellen. Auf Wunsch fordern Sie eine Lesebestätigung ein, falls notwendig auch mit Fälligkeitsdatum. Direkt in der Software erhalten Sie eine transparente Übersicht darüber, wer welche Dokumente bereits gelesen hat.

Damit bestimmte Systeminformationen wie das Gültigkeitsdatum oder die freigebende Person auch nach dem Drucken oder Speichern sichtbar bleiben, können diese Daten mithilfe der Dokumentenlenkung automatisch in Ihre Microsoft-Word-Dokumente integriert werden.

Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente

Das browserbasierte Frontend BabtecQ Go macht es besonders einfach, alle gewünschten Personen mit den richtigen, aktuellen Dokumenten zu versorgen: Genauso wie das Hochladen, Verwalten und Verteilen, erfolgt auch das Lesen von Dokumenten innerhalb des Unternehmensnetzwerks ganz einfach über den vorhandenen Internetbrowser. Die intuitive Ansicht sorgt dafür, dass sich Anwender:innen ohne zeitaufwendige Einarbeitung sofort in der Dokumentenlenkung-Software zurechtfinden.

Die übersichtliche Ordnerstruktur beschleunigt das Auffinden von Dokumenten in der Software. Durch Favoriten sowie individuelle Filter- und Sortierfunktionen können benutzerspezifische Ansichten erstellt und gespeichert werden. So wird es noch einfacher, das jeweilige Dokument wiederzufinden.

Werden für eine Tätigkeit Informationen aus gelenkten Dokumenten benötigt, dann lassen sich diese jederzeit über das Dashboard aufrufen. Das Lesen eines neuen oder geänderten Dokuments kann hier direkt bestätigt werden. So bekommen Sie eine wertvolle Unterstützung bei der Erfüllung von Managementsystemnormen wie ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485.

Sieht so weit gut aus?

Dann nutzen Sie die Gelegenheit und sichern Sie sich einen unverbindlichen Präsentationstermin! Gerne stellen wir Ihnen das Modul „Dokumentenlenkung“ und die Funktionen genauer vor!

Sie bevorzugen einen kleinen Einblick?

Die Dokumentenlenkung in BabtecQ Go

Dann sehen Sie sich gerne unseren Webcast zum Thema „Dokumentenlenkung“ an! Sie erhalten erste Informationen von unseren Qualitätsexperten Lars van Straelen und Daniel von Sondern.

In der browserbasierten Oberfläche BabtecQ Go zeigen wir Ihnen unter anderem, wie Sie Dokumente anlegen und bearbeiten, frei konfigurierbare Workflows erstellen und Dokumente freigeben. Das Verbreiten von Dokumenten, durch das Mitarbeitende jederzeit transparent informiert sind, ist ebenfalls Teil des Webcasts.

Weitere Webcasts finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.

Unternehmen, die bereits auf Babtec setzen

Unternehmen verschiedenster Branchen vertrauen auf Softwarelösungen von Babtec – vom mittelständischen Familienunternehmen bis zum internationalen Konzern. Die Erfolgsgeschichten ausgewählter Kunden lesen Sie in unseren Case Studys.

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