QM-Wissen: Dokumentenlenkung

Die Dokumentenlenkung sorgt dafür, dass Dokumente und Prozesse und damit auch das Qualitätsmanagement als solches wirksam sind. Sie ist Voraussetzung für die Erfüllung der ISO 9001. Durch das Lenken von Dokumenten sind relevante Informationen stets verfügbar, Änderungen nachvollziehbar und veraltete Unterlagen werden archiviert. Als zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems steigert das gezielte Lenken von Dokumenten die Transparenz.

Die Dokumentenlenkung ist ein Prozess zur Steuerung von Dokumenten in Organisationen wie Unternehmen. Ihre Definition ist vor allem für Managementsysteme wie das Qualitätsmanagementsystem relevant. In der entsprechenden Norm ISO 9001 ist von der „Lenkung dokumentierter Information‟ die Rede.

Viele Unternehmen nutzen für das Lenken von Dokumenten eine Lösung zum Dokumentenmanagement. Neben der zentralen Speicherung von Dokumenten enthält dieses oft Funktionen wie Ordnerstrukturen oder Schlagworte, die die Auffindbarkeit von Dokumenten erhöhen. Ein Rechtesystem kann sicherstellen, dass Nutzer:innen genau die Dokumente öffnen bzw. bearbeiten können, die für sie bestimmt sind. Auch eine Versionierung und Archivierung von früheren Versionen ist möglich.

Der Begriff der Dokumentenlenkung dagegen ist enger gefasst. Er beschreibt den oben erwähnten Prozess im Rahmen von Managementsystemen. Um über das reine Dokumentenmanagement hinaus den Anforderungen an das Lenken von Dokumenten nach ISO 9001 gerecht zu werden, sind zum Beispiel eine Organisation von Überprüfungs- und Freigabeverfahren mithilfe von Workflows sowie die Nachverfolgung der Wirksamkeit durch Lesebestätigungen hilfreich.

Indem sie gelenkte Dokumente für alle Beteiligten im Unternehmen sichtbar macht, unterstützt die Dokumentenlenkung dokumentierte Prozesse im Qualitätsmanagement (und bei Bedarf auch darüber hinaus). So steigert sie auch die Wirksamkeit des Managementsystems. Sie stellt sicher, dass gelenkte Dokumente immer in ihrer jeweils gültigen Version zur Verfügung stehen und auch beachtet werden und verringert so die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Die ISO 9001 regelt als bekannteste und weltweit am häufigsten umgesetzte Managementsystemnorm die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme. Während in der Vorgängerversion von 2008 noch unterschieden wurde zwischen Vorgabe- und Nachweisdokumenten, fordert die aktuelle Version der ISO 9001 von 2015 allgemeiner die „Lenkung dokumentierter Information‟. Dies beinhaltet die Verfügbarkeit und den Schutz von dokumentierter Information z. B. vor Verlust oder unsachgemäßem Gebrauch.

Der Prozess Dokumentenlenkung behandelt gelenkte Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus. Das Lenken von Dokumenten umfasst also beispielsweise:

• Verteilung und Zugriff
• Ablage und Speicherung
• Änderungsmanagement
• Versionierung und Archivierung früherer Versionen

Neben der Überprüfung und Genehmigung müssen auch die Kennzeichnung und Beschreibung sowie das Format und Medium von dokumentierter Information angemessen sein. Unter „dokumentierte Information‟ wird im Qualitätsmanagement zunächst „Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss“ (vgl. ISO 9000) verstanden. Dazu gehören sowohl Informationen, die die ISO 9001 selbst fordert als auch solche, die die Organisation (etwa das eigene Unternehmen) als notwendig für die Wirksamkeit des Managementsystems ansieht.

Genauso wie die genaue Organisationsform bei der Lenkung von Dokumenten legt die ISO 9001 nicht explizit fest, in welcher äußeren Form im Qualitätsmanagement Dokumente gelenkt werden. Die Organisation muss jedoch dafür sorgen, dass beim Lenken von Dokumenten sowohl die Kennzeichnung und Beschreibung als auch deren Format und Medium sowie die Überprüfung und Genehmigung angemessen sind.

Das Lenken von Dokumenten beschränkt sich jedoch nicht zwingend auf Qualitätsmanagement-Dokumente bzw. die Einhaltung der ISO 9001: Managementsysteme zu Themen wie Umweltschutz, Informations- oder Arbeitssicherheit können ebenso wie solche Themen, für die kein zertifizierbares Managementsystem existiert, ebenfalls durch die Dokumentenlenkung unterstützt werden. Dies ist insbesondere beim Aufbau eines Integrierten Managementsystems sinnvoll, das die Anforderungen unterschiedlicher Bereiche vereint und in ein einheitliches Managementsystem überführt.

Denn Ressourcen wie Unternehmensprozesse können nur wirksam werden, wenn sie nicht nur dokumentiert sind, sondern die dokumentierten Informationen auch verfügbar sind und beachtet werden. So wird die Lenkung von Dokumenten zu einem zentralen Werkzeug der Unternehmensführung. Weit über die normativen Anforderungen der ISO 9001 hinaus hilft der Prozess Dokumentenlenkung, die Herausforderungen von Gegenwart und Zukunft besser zu meistern.

Zwar regelt die ISO 9001 nicht explizit, ob das Lenken von Dokumenten beispielsweise elektronisch oder auf Papier geschieht. Eine auf die Dokumentenlenkung spezialisierte digitale Lösung bietet jedoch zahlreiche Vorteile. Neben der Konformität mit den genannten Normen und der leichteren Auffindbarkeit von Dokumenten sind hier vor allem Compliance und Effizienz zu nennen: Die bereits erwähnten Prozesse im Lebenszyklus von gelenkten Dokumenten lassen sich wesentlich schneller, einfacher und fehlerfreier abbilden als etwa mit einer papierbasierten Lösung oder einer klassischen Dateiablage.

Ein wesentlicher Grund dafür ist das Wegfallen von Medienbrüchen: Weil der gesamte Prozess Dokumentenlenkung an zentraler Stelle abläuft, müssen keine Dokumente (zum Beispiel per E-Mail) hin- und hergeschickt und Freigaben oder ähnliche Informationen separat notiert werden. Da es nur eine jeweils gültige Version gibt, werden Fehler sicher vermieden.