QM-Wissen: Audits im Qualitätsmanagement

Einmal Geld in ein Produkt investiert, erwarten wir, dass es seinen Zweck erfüllt und wir uns darauf verlassen können. Was auf Seite der Kunden eine Erwartungshaltung ist, bedeutet auf Seite des Herstellers Arbeit: Um die Kundenerwartungen zu erfüllen, muss die Qualität gesichert sein. Dafür werden bestimmte Prozesse definiert oder gar durch Norm- und Managementsysteme vorgegeben. Um die Erfüllung definierter Anforderungen zu bestätigen, sind Audits ein sinnvolles Werkzeug. Was genau ein Audit ist und welche Formen es gibt, lesen Sie hier.

Audit – eine Definition

Das Audit ist eine Überprüfung, durch die festgestellt werden soll, ob Richtlinien, Anforderungen oder auch Prozesse in einem Unternehmen die geforderten Standards erfüllen. Bei diesen Standards kann es sich entweder um selbst erstellte oder auch national bzw. international vorgegebene Standards handeln. Nach DIN EN ISO 9000 gilt ein Audit als „systematische und objektive Untersuchung zur Ermittlung des Erfüllungsgrades von vereinbarten Anforderungen“.

Formen des Audits

Im Qualitätsmanagement gibt es verschiedene Formen des Audits, mit denen sich jeweils Verbesserungspotenziale aufdecken und die Wirksamkeit des Managementsystems bestätigen lassen. Ein Kriterium, nach dem sich Audits differenzieren lassen, ist die durchführende Partei:

Internes Audit (First Party)

An einem internen Audit ist nur das Unternehmen selbst beteiligt. Durchgeführt wird es meist durch einen geschulten Mitarbeitenden, der Kolleg:innen anderer Abteilungen hinsichtlich der Prozesse befragt. Interne Audits dienen in erster Linie der Selbstbewertung und fördern die Kommunikation darüber, wie man die Prozesse im Unternehmen noch effizienter gestalten kann.

Lieferantenaudit (Second Party)

In ein Lieferantenaudit sind zwei Parteien involviert: ein Lieferant sowie ein Kunde oder alternativ eine von einem Kunden beauftragte Partei. In einigen Branchen wie bspw. der Automobilindustrie ist es gängig, dass Kunden ihre Lieferanten vor der Zusammenarbeit auditieren, um die Eignung für die Zusammenarbeit zu prüfen.

Externes Audit (Third Party)

Externe Audits werden durch unabhängige Zertifizierungsstellen durchgeführt, sodass eine dritte, außenstehende Partei involviert ist. Stichprobenbasiert gilt es durch den Auditor zu begutachten, inwiefern Normen wie bspw. die ISO 9001 für das Qualitätsmanagement erfüllt sind. Ziel ist es, eine offizielle Zertifizierung zu erhalten und somit bspw. gegenüber Kunden nachzuweisen, dass Managementsysteme nach internationalem Standard beherrscht werden.

Ein weiteres Kriterium zur Unterscheidung der Audits ist das jeweilige Thema, welches Audits bspw. in die folgenden Formen untergliedert:

Produktaudit

Ein Produktaudit ist in der Regel Bestandteil des Produktionslenkungsplans und wird präventiv durchgeführt. Es geht über die Produktqualität hinaus und betrachtet auch die Abläufe, die um das Produkt herum stattfinden.

Prozessaudit / Verfahrensaudit

In einem Prozessaudit lassen sich Prozesse und Abläufe innerhalb eines Unternehmens hinsichtlich systematischer Fehler untersuchen, die Abweichungen zur Folge haben können.

Prozessaudit vs. Verfahrensaudit? Je nach Definition lassen sich die Begriffe Prozess- und Verfahrensaudit synonym verwenden. Eine Abgrenzung beider Begriffe bezieht sich in der Regel lediglich auf die zu prüfenden Prozessschritte: Während sich ein Prozessaudit potenziell auf die Gesamtheit der Prozesse einer Organisation bezieht, betrachtet das Verfahrensaudit eher einzelne Arbeitsabläufe.

Systemaudit

Systemaudits verfolgen das Ziel, das gesamte Managementsystem eines Unternehmens auf Normkonformität zu überprüfen. Grundlage bilden hierbei zumeist Qualitätsmanagementnormen wie bspw. die ISO 9001.

Wie läuft ein Audit ab?

Als Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen dient die ISO 19011. Allgemein lässt sich festhalten, dass für ein Audit ein entsprechend qualifizierter Auditor notwendig ist. Je nach Form des Audits kann es sich dabei um einen Mitarbeitenden eines Unternehmens oder einen externen Auditor handeln. Im Audit stellt der Auditor dann Fragen an verschiedene Personen innerhalb des Unternehmens, die zu dem jeweiligen Thema Auskunft geben können. Der Auditor bespricht mit den Teilnehmenden, ob die Abläufe im Tagesgeschäft der ursprünglichen Definition entsprechen und welche Schwachstellen ggf. zu identifizieren sind. Das Audit schließt mit dokumentierten Ergebnissen ab, auf denen weiter aufgebaut werden kann.

Anwendungsbereiche: QM-Audits und mehr

Audits sind vor allem für den Bereich des Qualitätsmanagements von großem Interesse. Doch auch in anderen Unternehmensbereichen wächst die Relevanz von Audits – so bspw. in den Bereichen Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz. Aktuelle Entwicklungen wie das Aufstellen von Nachhaltigkeitszielen oder auch gesetzliche Anforderungen wie das Lieferkettengesetz erfordern es, sich mit verschiedensten Prüfungsthemen im Rahmen eines Audits auseinanderzusetzen oder durch Zertifizierungsaudits gar marktfähig zu bleiben. So lassen dich durch Audits zum einen Ist-Zustände und Einhaltungen der Zielsetzungen überprüfen, zum anderen aber auch allgemeine Probleme beseitigen oder Verbesserungsbedarf identifizieren.

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