Meine Lieblingsfunktion in BabtecQ: der geführte 8D-Report

Was magst du eigentlich besonders gern an unserer Software? In dieser Ausgabe der Artikelserie „Meine Lieblingsfunktion“ haben wir unseren Produktmanager Felix Krause gefragt, welches Feature in der Software BabtecQ oder im BabtecQube sein persönlicher Liebling ist. Als Antwort gibt er uns einen ausführlichen Einblick in eine ganz besondere Optimierung des Moduls „Reklamationsmanagement“, den geführten 8D-Report.

Ich finde den geführten 8D-Report im Modul „Reklamationsmanagement“ richtig klasse – das ist aktuell meine Lieblingsfunktion. Ich habe diesen im letzten Jahr gemeinsam mit meinem Kollegen Thorsten aus der Softwareentwicklung erstellt.

Das Modul „Reklamationsmanagement“ war eines der ersten Module unserer Software BabtecQ und wurde über die Zeit zu einem Evergreen. Denn natürlich sind Reklamationen und vor allem, wie man sie reduzieren kann, in allen Bereichen der Fertigungsindustrie ein wichtiges Thema.

Unser Reklamationsmanagement-Modul ist über die Jahre kräftig gewachsen. Wie bei allen Modulen gehen wir regelmäßig auf Change Requests, also Änderungswünsche, unserer Anwender:innen ein und haben die Software dahingehend weiterentwickelt. Mit der Zeit gab es eine Vielzahl an Möglichkeiten, Reklamationen zu bearbeiten; der Fokus auf die gängige Methodik, den 8D-Report, ist aber etwas untergegangen. Ich selbst brauchte ehrlich gesagt immer einen Spickzettel, um einen 8D-Report fehlerfrei auszuführen. Ich nehme an, dass es vielen Kunden ähnlich ging. Visuell konnte man die 8D-Schritte nicht in der Software identifizieren, was das Ganze wenig intuitiv machte.

Mit der Struktur des 8D-Reports, die von der VDA klar vorgegeben ist, findet sich jetzt eine intuitiv bedienbare Nutzeroberfläche in der Software BabtecQ wieder. Im BabtecQube hatten wir den Service „Reklamationen“ übrigens direkt anhand der 8D-Methodik gestaltet, inklusive Fortschrittsleiste, was ihn sehr einfach und intuitiv bedienbar macht. Diese einfache Bedienung nun auch in BabtecQ umzusetzen, war nur folgerichtig und uns ein echtes Anliegen.

Jetzt haben wir eine aufgeräumte Struktur in einem abdockbaren 8D-Fenster, wo die Anwender:innen eine ganz klare Führung durch das Modul erhalten. Wir haben damit den Ablauf des 8D-Reports als Navigation im BabtecQ-Modul „Reklamationsmanagement“ abgebildet.

Ich finde bei dieser Entwicklung besonders erwähnenswert, dass wir in relativ kurzer Zeit einen enormen Nutzen geschaffen haben. Denn wir haben für den geführten 8D-Report in BabtecQ nicht in die Funktionsweise des Moduls eingegriffen. Statt das ganze Modul umzubauen, haben wir eine übersichtlich strukturierte Navigation basierend auf der 8D-Methodik geschaffen. Faktisch arbeitet man aber in der gleichen Software an denselben Stellen wie bisher, nur der Weg dorthin ist jetzt viel einfacher und geführt.

Der Fortbestand des bisherigen Moduls ist gerade für langjährige BabtecQ-User sehr wichtig, da sie das Reklamationsmodul auch einfach genauso weiternutzen können, wie sie es gewohnt sind. Auch haben viele unserer Kunden Funktionen im Modul „Reklamationsmanagement“, die durch unser Customizing-Team exakt auf die Prozesse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten wurden. Deshalb ist es entscheidend, die Grundfunktionsweise eines Moduls bei einer Weiterentwicklung nicht zu verändern. Wir wollen ja schließlich, dass unsere Anwender:innen ihre Customizing-Lösungen unverändert weiternutzen können. Mit unserer Lösung stellen wir die im Modul vorhandenen Funktionen gebündelt in einer 8D-Ansicht zur Verfügung, auf die ich mich blind verlassen kann.

Ein Beispiel: Wenn ich unter dem zweiten Schritt des 8D-Reports, das ist D2 – Problembeschreibung, auf das „hier“ bei „Grund“ klicke, dann navigiert mich die Software automatisch auf die Artikelebene der Reklamation in den Tab „Grund“. Früher hätte ich auswendig wissen müssen, dass ich für den 8D-Schritt D2 einen Grund eingeben muss und wo ich das richtige Feld dafür finde. Jetzt funktioniert das in einem nach 8D-Methodik strukturierten Prozess.

Reklamationsmanagement in BabtecQ

Ich habe neulich gehört, dass das Presales-Team diese neue 8D-Navigation in seinen Präsentationen ausgiebig nutzt. Und das war für mich ein weiterer Grund, warum der geführte 8D-Report aktuell meine Lieblingsfunktion ist: weil ich es cool finde, dass man mit einer guten Idee und den entsprechenden Ressourcen in relativ kurzer Entwicklungszeit etwas auf die Beine stellen kann, das einen echten Mehrwert bietet und einem unserer wichtigsten Module noch einmal frischen Wind einhaucht.

Ich bin überzeugt davon, dass diese Funktion für unsere Anwender:innen einen großen Mehrwert darstellt. Gerade wenn ich BabtecQ-Neuling bin, befähigt mich dieser geführte 8D-Report, mich sicher durch das ganze Modul zu bewegen. Wichtig dabei ist: Alle können die Funktion nutzen, aber niemand muss. Es ist ein zusätzliches Angebot für mehr Struktur und Übersicht, doch wenn Kunden bereits an den Umgang mit den Feldern außerhalb des geführten 8D-Reports gewöhnt sind, können sie auch genauso weiterarbeiten wie zuvor.

Eine kleine, aber feine Option in unserer 8D-Navigation finde ich besonders nützlich für die interne Zusammenarbeit: Es ist jetzt auch das Abhaken von vollzogenen Prozessschritten möglich. So können alle anderen BabtecQ-Anwender:innen innerhalb meines Unternehmens den Status der Bearbeitungsschritte nachvollziehen.

Ich habe die Hoffnung und inzwischen auch schon so manches Feedback, dass unsere User von diesem Schritt hin zu einem geführten 8D-Report profitieren – und vielleicht macht dem einen oder der anderen das manchmal etwas ungeliebte Reklamationsmanagement dadurch sogar Spaß!

Name: Felix Krause

Job: Produktmanager

Bei Babtec seit: 2017

Ausbildung / Studium: Bachelor of Science (Wirtschaftswissenschaften)

Motto: Teamwork makes the dream work.