Wenn QM-Software das Qualitätsdenken verändert

Mit ihren rund 130 Mitarbeitenden stellt die KRAIBURG PuraSys GmbH & Co. KG ein breites Sortiment an Produkten aus dem Kunststoff Polyurethan her. Dazu gehören insbesondere Lösungen zur Schwingungsisolierung für Gebäude oder Bahnstrecken. Des Weiteren fertigt das Unternehmen Formteile, die beispielsweise in der Rehabranche oder im Maschinenbau zum Einsatz kommen. Im Automobilbereich lassen sich Produkte des Diepholzer Unternehmens beispielsweise in Haltegriffen oder Kopfstützen finden.

Die Vielfalt der belieferten Branchen stellt KRAIBURG PuraSys im Qualitätsmanagement vor komplexe Anforderungen: Als Automobilzulieferer sind Zertifizierungen nach ISO 9001 und IATF 16949 Pflicht, im Eisenbahnsektor kommen zusätzliche Anforderungen hinzu – etwa fremdüberwachte Proben. Gleichzeitig sind die personellen Ressourcen im Qualitätsmanagement begrenzt. Umso entscheidender ist es, dass alle Anforderungen nicht nur auditsicher, sondern auch effizient umgesetzt werden.

Die Realität hat sich bis vor einigen Jahren jedoch anders dargestellt: Eine Software, die nicht mehr zeitgemäß und zudem funktional begrenzt war, wurde durch Kalkulationstabellen und Ordnerstrukturen ergänzt. Informationen über diese Datensilos hinweg zu pflegen und später wieder aufzufinden, war zeitaufwendig. Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit floss so in die Verwaltung der Daten statt in die eigentliche Qualitätsarbeit. Viele Auswertungen zum Beispiel von kleineren Reklamationen unterblieben ganz, entsprechend oberflächlich war das Qualitätsmanagement insgesamt.

Mit der Zeit wurde klar, dass die bisherige Arbeitsweise ein Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit darstellt. Den entscheidenden Anstoß gab die Harmonisierung der Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA) durch die Automobilverbände AIAG und VDA im Jahr 2019: Die Umsetzung im Unternehmen war unumgänglich, mit der bestehenden Software jedoch nicht mehr möglich. Mit Fokus auf die FMEA galt es, eine neue Lösung zu finden. Ziel war es, das QS-Team wieder stärker auf seine eigentlichen Aufgaben zu fokussieren und weniger auf die Datenpflege und die Verwaltung der Systemlandschaft. 

Mit seiner intuitiven Bedienung hat BabtecQ von Anfang an einen positiven Eindruck hinterlassen. Ein Beispiel dafür sind die übersichtlichen Dashboards, die alle relevanten Qualitätskennzahlen auf einen Blick sichtbar machen. Für ein Unternehmen, in dem verteilte Kalkulationstabellen und entsprechende Datensilos bislang Alltag waren, schafft das nicht nur Transparenz: Gleichzeitig erleichtert die klare Struktur den Einstieg in die neue Lösung und trägt zu einer hohen Akzeptanz im Team bei. 

Die Oberfläche ist dabei nur ein Teil des Ganzen; entscheidend ist, was im Hintergrund passiert: die Integration der einzelnen Module, die automatisch Daten miteinander austauschen. Immer dann, wenn eine menschliche Entscheidung notwendig ist, wird eine entsprechende Aufgabe ausgelöst und die Verantwortlichen werden informiert. Damit ist jederzeit klar, welche Personen welche Aufgaben zu erledigen haben. Alle wesentlichen Daten laufen an einer Stelle zusammen – ganz ohne die bisherigen Medienbrüche und Querverweise.

Konkret bedeutet das zum Beispiel: Erkenntnisse aus Reklamationen fließen direkt in die FMEA ein. Daraus lassen sich Maßnahmen ableiten, die später im Produktionslenkungsplan berücksichtigt werden können. Auch innerhalb der FMEA lassen sich solche Strukturen weiterverwenden: Neue Analysen können aus vorhandenen Basis-FMEAs abgeleitet werden, ohne Inhalte mehrfach pflegen zu müssen. Das reduziert Aufwand und erhöht gleichzeitig die Konsistenz der Daten.

Mit der neuen Systembasis haben sich nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch das Denken der Mitarbeitenden verändert. Das Modul für Reklamationsmanagement zum Beispiel führt dazu, dass das Team konsequent in der 8D-Methodik arbeitet und denkt – auch bei kleineren Reklamationen oder Hinweisen. Dadurch werden mit geringem Mehraufwand auch solche Fehler systematisch erfasst und ausgewertet, die zuvor unberücksichtigt blieben. 

Auch bei Auswertungen und Reports zeigt sich der Nutzen der integrierten Datenbasis: Da alle Informationen an einer Stelle zur Verfügung stehen, lassen sich Reports mit wenigen Klicks erstellen. Was früher oft Tage in Anspruch nahm, ist heute innerhalb kürzester Zeit erledigt. Wird beispielsweise am Ende des Jahres eine Statistik mit den häufigsten Reklamationsgründen benötigt, ist sie ohne großen Aufwand verfügbar, da nicht mehr die gesamte Ordnerstruktur des jeweiligen Zeitraums durchsucht werden muss. 

So konnte KRAIBURG PuraSys den Detailgrad und damit auch die Wirksamkeit seines Qualitätsmanagements erheblich steigern, was auch von Auditor:innen entsprechend wahrgenommen wird. Besonders deutlich zeigt sich das beim Blick auf die Auswertungen: Aus den Daten, die über einen Zeitraum von zwei Jahren gesammelt wurden, lassen sich heute mehr Erkenntnisse gewinnen als aus zehn Jahren davor, in denen noch mit verteilten Daten in Tabellenkalkulationen und einer veralteten QM-Software gearbeitet wurde.

Die erzielten Verbesserungen kamen jedoch nicht ohne Aufwand zustande: Bevor die Babtec-Software produktiv zum Einsatz kommen konnte, mussten vorhandene Daten, etwa über Produkte, Prüfmittel oder Prüfpläne, strukturiert und in das System überführt werden. Diese Informationen waren zwar größtenteils bereits vorhanden, jedoch nicht in der erforderlichen Form. Allein mehr als 500 Prüfpläne hat KRAIBURG PuraSys initial in die Software überführt.

Dieser Aufwand ist beherrschbar – vorausgesetzt, die Einführung erfolgt strukturiert. Entscheidend ist, bewusst zu steuern, wie viele Module gleichzeitig eingeführt werden, und die Umsetzung entsprechend zu planen. Erst wenn die Voraussetzungen geschaffen, Mitarbeitende geschult und die Daten in die Software überführt sind, sollte der produktive Einsatz beginnen. So wird niemand mit halbfertigen Lösungen und zu vielen Neuerungen gleichzeitig konfrontiert, was sich auch positiv auf die Akzeptanz im Team auswirkt. Der modulare Ansatz der Babtec-Software unterstützt dieses Vorgehen.

Zudem ist es in der Phase der Einführung wichtig, sich intensiv mit der Software zu befassen – nicht nur in Form von Schulungen, sondern auch im praktischen Umgang sowie im regelmäßigen internen Austausch. So lässt sich die jeweils passende Vorgehensweise entwickeln und abstimmen. Dabei stand und steht auch Babtec als verlässlicher Partner jederzeit zur Verfügung – auf Augenhöhe und ohne die initialen Aufwände zu beschönigen. 

Dank dieser strukturierten Vorgehensweise zahlt sich die Softwareeinführung im Alltag deutlich aus: Statt Daten über verschiedene Systeme hinweg zu pflegen und mühsam zusammenzutragen, stehen heute alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung. Das reduziert den manuellen Aufwand, schafft Klarheit und ermöglicht ein deutlich höheres Maß an Detailtiefe – und damit ein wirksameres Qualitätsmanagement, das das Unternehmen deutlich von seinen Wettbewerbern abhebt.