Vom analogen Aufwand zur digitalen Exzellenz

Seit über einem Jahrhundert stellt Karcoma eine breite Palette an Präzisionsteilen und Armaturen für verschiedene Branchen her. Dazu zählen Getriebeteile und Baugruppen für elektrische Antriebsstränge in der Automobilindustrie, Dekompressionsventile, unter anderem für Kettensägen, sowie Kraftstoffhähne für historische BMW-Motorräder, PKW und die Rüstungsindustrie. Der Ursprung des Unternehmens liegt in der Produktion des ersten Ablasshahns – eine innovative Entwicklung, die den Grundstein für zahlreiche weitere Erfindungen und kontinuierliche Produktverbesserungen legte. Die funktionalen Baugruppen finden unter anderem in der Automobilindustrie, Nutzgeräteindustrie, Baugeräteindustrie und vielen weiteren Bereichen Anwendung. 

Vor über zehn Jahren stand Karcoma jedoch vor einem Wendepunkt: Qualitätsprozesse wurden noch, wie leider in vielen Unternehmen üblich, hauptsächlich über Excel-Tabellen verwaltet. Diese Methode war allerdings weder effizient noch auditfest. Als Automobilzulieferer ist das Unternehmen verpflichtet, strenge Normanforderungen wie die der IATF 16949 einzuhalten, die unter anderem eine lückenlose Dokumentation und effiziente Prozesse voraussetzen. Die Einsicht, dass die bisherige Arbeitsweise im Qualitätsmanagement viel zu aufwendig und zeitintensiv war, führte zu der Entscheidung, eine spezialisierte QM-Software einzuführen – und die Wahl fiel auf die vollumfängliche Lösung BabtecQ. Drei Kriterien waren damals bei der Auswahl des Qualitätspartners ausschlaggebend: Die nahtlose Integration in das bestehende ERP-System ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch, die einfache Handhabung der Software gewährleistet eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und auch das positive Feedback von bestehenden Babtec-Kunden trug schon vorab wesentlich zur Entscheidung bei.

Die Implementierung der Software erfolgte dann in mehreren Phasen: Zunächst konzentrierte sich das Team (bestehend aus den zuständigen Mitarbeitern bei Karcoma und den Projektverantwortlichen von Babtec) auf einzelne Bereiche wie die Fertigungsprüfung, die Wareneingangskontrolle und die Lieferantenbewertung. Diese Pilotphasen ermöglichten es, die Software auf Herz und Nieren zu prüfen sowie ihre zahlreichen Vorteile kennenzulernen. Seit 2018 wurde die Nutzung von Babtec dann kontinuierlich erweitert und so gut wie alle verfügbaren Module wurden integriert. Karcomas hohe Fertigungstiefe – von der mechanischen Bearbeitung über die Kunststofffertigung bis hin zur Montage – profitiert enorm von der umfassenden Funktionalität der Babtec-Software und der Integration der einzelnen Module.

Eine der größten Herausforderungen in der Automobilzulieferindustrie ist wie erwähnt die Einhaltung strenger Qualitätsnormen – dank Babtec stellt dies heute gar kein Problem mehr dar. Die Software ermöglicht eine durchgängige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Prozesse, was bei Audits von entscheidender Bedeutung ist. Durch die digitale Erfassung sowie Verwaltung der Daten reagieren Anwender und Anwenderinnen schnell und effizient auf Prüfungen und stellen sicher, dass die Prozesse den Anforderungen entsprechen.

Der Einsatz der Babtec-Software hat es Karcoma daher ermöglicht, die Qualitätsprozesse dermaßen zu automatisieren und zu standardisieren, dass nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Genauigkeit der Daten verbessert werden konnte. Außerdem wurden manuelle Fehlerquellen minimiert und die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt. Kurzum: Die Integration der Software in Karcomas vorhandene Systemlandschaft hat dazu geführt, dass nahezu alle Abläufe in der Fertigung reibungslos vonstattengehen.

„Qualitätsorientiertes Denken und Handeln soll für alle selbstverständlich sein. Hierzu zählen wir auch den bewussten Umgang mit den Ressourcen unserer Umwelt“, formuliert Karcoma explizit in seiner Qualitätspolitik. Ein weiterer, wichtiger Aspekt ist vor diesem Hintergrund die Unterstützung durch Babtec in Bezug auf diese Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens. BabtecQ hilft dabei, vorausschauend und nachhaltig zu handeln, indem die Anwender:innen mit den Lösungen sämtliche Prozesse effizient gestalten. Besonders die Fertigungsprüfplanung spielt eine entscheidende Rolle, da durch sie Ausschuss schnell erkannt und langfristig vermieden werden kann. 

Zudem ist die Möglichkeit, wichtige Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen, vor diesem Hintergrund ein bedeutender Vorteil. Das Dashboard umfasst alle Facetten des Qualitätsmanagements, von der Wareneingangskontrolle über die Produktionsüberwachung bis hin zur Endprüfung. Die Software liefert detaillierte Berichte und Analysen, die dabei helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen zu implementieren – alles im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung und einer nachhaltigen Arbeitsweise. Dabei gilt: Qualität geht alle etwas an und wird nicht an wenige Verantwortliche im Unternehmen delegiert. Sämtliche Abteilungen erhalten daher durch prominent platzierte Shopfloor-Boards jederzeit Zugriff auf die Dashboards und behalten so den Überblick. 

Die Ablauforganisation, welche alle Prozesse sowie deren zeitlich-logische Kopplung miteinander umfasst, hat bei Karcoma einen enormen Stellenwert. In allen Bereichen gilt der Grundsatz, dass Prozesse nur dann wirksam sein können, wenn sie auch wirklich gelebt werden. Dass die Babtec-Software auch hier Abhilfe schaffen kann, ist die sprichwörtliche Kirsche auf der Sahnehaube. Zuvor wurde mit einer Lösung eines anderen Anbieters gearbeitet, die nun aber nach und nach aufgrund der Vielzahl an sinnvollen Funktionen durch das Prozessmanagement“ von Babtec abgelöst wird. 

Das Prozessmanagement bietet eine umfassende Unterstützung für Karcomas Qualitätsmanagementsystem (QMS), denn die Prozesslandkarte mit der Beschreibung der Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse ist in diesem Kontext essenziell. Durch die Betrachtung sämtlicher Prozesse (und nicht nur der Qualitätsprozesse) eignet sich die Software außerdem dafür, neben dem QMS auch weitere Fachbereiche und Managementsysteme zu unterstützen. In der Praxis verändert die neue Lösung demnach die Art und Weise, wie Karcoma seine Abläufe gestaltet und optimiert. Mit der intuitiven Modellierungsfunktion ermöglicht das Modul eine präzise und transparente Darstellung von Prozessen und Zuständigkeiten. Die zentrale Verwaltung und automatische Versionierung von Prozessdokumenten gewährleisten die Einhaltung von Normanforderungen. Darüber hinaus erleichtert die Babtec-Software die Identifikation und Analyse von Optimierungspotenzialen. 

Dank der klaren Visualisierung durch übersichtliche Flowcharts und der umfassenden Dokumentation schafft das Prozessmanagement eine neue Ebene der Transparenz und Effizienz, die entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit beiträgt. Besonders wertvoll ist diese durchgängige Dokumentation der Prozesse übrigens beim Onboarding neuer Kolleg:innen, die sich deutlich schneller in die Arbeitsabläufe einfinden können. Wobei wir bei einem weiteren Faktor angelangt wären, der für Karcoma ein wesentlicher Bestandteil eines nachhaltig erfolgreichen Unternehmens ist, nämlich das Mitarbeitermanagement. 

Ein Unternehmen kann nur dann gut wirtschaften, wenn seine wichtigste Ressource effektiv eingesetzt wird: der Mensch. Die Qualifikationsmatrix in der Babtec-Software stellt genau das sicher. Sie ermöglicht es, Mitarbeiterqualifikationen zentral zu erfassen, zu verwalten und fortlaufend zu aktualisieren. Dadurch kann Karcoma gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden stets über die erforderlichen Qualifikationen und Schulungen verfügen, um ihre Aufgaben gemäß den Qualitätsanforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Auch dies trägt wesentlich dazu bei, die Einhaltung von Normen (wie die ISO 9001 und IATF 16949) zu garantieren und die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern.

Vor dem Einsatz der Software wurden Qualifikationen und Schulungen noch mühsam über zahlreiche Excel-Tabellen verwaltet, was nachvollziehbarerweise wenig intuitiv und fehleranfällig war. Mit Babtec sind nun alle relevanten Informationen leicht zugänglich, was die Planung und Nachverfolgung von Schulungen erheblich erleichtert. Detaillierte Qualifikationsprofile, zum Beispiel aus Stellenbeschreibungen, werden im Handumdrehen erstellt. Abweichungen zum Soll-Zustand sind dabei stets auf einen Blick erkennbar, was eine gezielte Entwicklung und Nachqualifizierung ermöglicht. Die Entwicklungsdokumentation stellt sicher, dass alle Fortschritte und Veränderungen nachvollziehbar sind. Zu guter Letzt werden Potenziale und Schulungsbedarfe mithilfe der Filterfunktion schnell identifiziert und gezielt adressiert. 

Beim Lesen dieser Absätze wird deutlich: Qualität ist für Karcoma mehr als „nur“ Produktqualität. Anforderungen, Nachhaltigkeit, Prozesse, Mitarbeitende, Dokumentenlenkung – in sämtlichen Bereichen des Unternehmens spiegelt sich der hohe Anspruch des Unternehmens wider, nicht lediglich die Normen zu erfüllen, weil es Kunden fordern, sondern wirkliche Mehrwerte zu schaffen. Die Auditfestigkeit ist zwar nach wie vor ein absolutes Muss, doch die Vielzahl an Vorteilen, die sich durch die Nutzung der Babtec-Software ergeben, sorgen in jeder Hinsicht für eine bessere Arbeitsqualität. Allen voran die browserbasierte Nutzeroberfläche BabtecQ Go macht es möglich, dass alle Mitarbeitenden an der Qualität teilhaben – bspw. indem relevante Dokumente oder zu erledigende Maßnahmen auf direktem Weg zu ihnen gelangen. 

Die Software, die einst für die zuverlässige, digitale Sicherstellung der Produktqualität eingeführt wurde, stellt heute darüber hinaus die Weichen für den effektiven Ausbau eines Integrierten Managementsystems. Die zentrale Verwaltung, Automatisierung und bessere Integration der Prozesse bedeuten dabei vor allem eines: mehr Effizienz im Arbeitsalltag. Kontinuierliche Anpassungen und Erweiterung der Software versprechen außerdem weitere Verbesserungen und eine noch engere Integration der einzelnen Softwaremodule. Karcoma ist daher überzeugt, auch zukünftige Herausforderungen mit Babtec-Software bestens meistern und die Position als führender Hersteller hochwertiger Armaturen weiter festigen zu können. Und das umfasst Herausforderungen, die nicht nur die Produkt- und Prozessqualität betreffen, sondern die Weiterentwicklung der gesamten Organisation.