QM-Software: Ihr Schlüssel zu einem gelebten und effizienten QMS.

Soll ein QM-System innerhalb eines Unternehmens eingeführt werden, sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Wesentlich ist vor allem die Führung und das Engagement der Unternehmensleitung. Dieser kommt eine Vorbildfunktion zu. Außerdem ist eine Ressourcenplanung hinsichtlich Personen, Zeit und Budget notwendig, um das QM-System nicht nur einzuführen, sondern auch aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus sollten Unternehmen klare Qualitätsziele und -strategien definieren, um diese als Grundlage für das QM-System zu nutzen. Auch die Analyse und Dokumentation bereits bestehender Prozesse kann in diese einfließen.

Sehr wichtig ist zudem die Dokumentenlenkung, mittels derer relevante Dokumente und Verfahrensanweisungen ordnungsgemäß verwaltet, aktualisiert und gelenkt werden.

Um das QM-System nicht nur einzuführen, sondern auch zu leben, ist die Schulung der Mitarbeitenden erforderlich. Diese müssen die Anforderungen des Systems verstehen, damit sie sie umsetzen und leben können. Mittels interner Audits stellen Unternehmen das QM-System fortlaufend auf den Prüfstand, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.

Eine QM-Software leistet Abhilfe, wenn es um die Einführung eines QM-Systems geht. Sie stellt Funktionalitäten bereit, die den o. g. Herausforderungen zugutekommen:

Dokumentenlenkung
Eine QM-Software ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, Richtlinien und Verfahren. Somit lässt sich sicherstellen, dass alle Beteiligten stets auf die aktuellen Versionen zugreifen.

Automatisierung von QM-Prozessen
Das Automatisieren von Qualitätsprozessen und -workflows erleichtert die Durchführung der im Rahmen des QM-Systems definierten Prozesse, wie bspw. Prüfungen oder Fehlermöglichkeits- und -einflussanalysen.

Risikomanagement
Bei der Identifizierung, Bewertung und Überwachung von potenziellen Risiken kann eine QM-Software unterstützen – und im Falle von Abweichungen oder kritischen Ereignissen sogar Warnungen generieren.

Audit Management
Eine QM-Software unterstützt bei der Planung, Durchführung und Nachverfolgungen interner sowie externer Audits. Die Einhaltung von Standards und Vorschriften lässt sich hierdurch leichter sicherstellen.

Schulungsmanagement
Mit der Möglichkeit, innerhalb der QM-Software Schulungsaktivitäten zu verwalten, geht auch einher, dass sich Schulungsbedarf identifizieren lässt. So stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeitende über für ihre Aufgaben notwendige Fähigkeiten verfügen.

Bereitstellung von Kennzahlen
Eine QM-Software erleichtert die Erstellung von Dashboards und Berichten. Somit lässt sich nicht nur die Entwicklung der Qualität gut verfolgen, sondern zudem auch prüfen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. Die Analyse der Qualitätsdaten trägt dazu bei, Muster zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Dokumentation
Qualitätsprozesse, die mittels einer QM-Software abgebildet werden, sind automatisch dokumentiert und lassen sich auch im Nachgang einsehen und rückverfolgen. Dies erleichtert das Einhalten von Vorschriften und Erbringen entsprechender Nachweise.

1. Mangelnde Kommunikation und zu wenig Schulungsmöglichkeiten führen dazu, dass Mitarbeitende nicht verstehen, warum das Qualitätsmanagementsystem (QMS) eingeführt wird, welche Vorteile es bietet und inwiefern es die tägliche Arbeit beeinflusst.
2. Mitarbeitende befürchten zusätzliche Arbeit oder Unsicherheiten durch neu etablierte Prozesse und leisten aufgrund dessen Widerstand.
3. Die Führung und Unterstützung der Unternehmensleitung ist nicht gegeben.

Durch den Einsatz einer QM-Software kann ein Unternehmen die Akzeptanz des QMS fördern.

• Die Software bietet eine konkrete Benutzeroberfläche und bestimmte Funktionalitäten, durch die das QM-System greifbarer wird.
• Eine QM-Software dokumentiert Veränderungen an bisherigen Arbeitsweisen und auch Qualitätsprozesse, die sich aus einem QM-System ableiten. Es entsteht Transparenz für alle Beteiligten.
• Mitarbeitende können aktiv zu dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess beitragen, indem sie über die QM-Software bspw. Verbesserungsvorschläge identifizieren und einreichen.
• QM-Software fördert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams einerseits und zwischen verschiedenen Abteilungen andererseits.
• Die Bereitstellung von Dashboards innerhalb der QM-Software fördert die Nutzenkommunikation: In Form von Leistungsindikatoren lässt sich aufzeigen, inwiefern das QM-System zum Erfolg beiträgt.

• Rechtliche bzw. gesetzlich vorgeschriebene Verpflichtungen
• Branchenstandards und -zertifizierungen, die Voraussetzung sind, um Produkte auf den Markt bringen zu können (z. B. in der Pharmaindustrie)
• Sicherheitsnormen in sicherheitskritischen Branchen wie z. B. der Luftfahrt
• Vertragsanforderungen von Geschäftspartnern, die Grundlage einer Geschäftsbeziehung sind, wie z. B. in der Automobilindustrie

• Erschließen neuer Kundenkreise, weil bspw. die Umweltverantwortung durch die Erfüllung der ISO 14001 gegeben ist
• Erfüllung weiterer Normen zwecks Marktzulassung und -zugang, um neben dem ursprünglichen Markt auch weitere Märkte zu erschließen
• Wiederholte Geschäftsabschlüsse durch Kundenvertrauen und -zufriedenheit
• Kosteneinsparungen durch Reduktion von Energie und Abfall, bspw. bei Einhaltung von Normen zum Umweltmanagement