Dokumentenlenkung

Ein Qualitätsmanagementsystem kann nur dann wirksam sein, wenn alle Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugang zu allen notwendigen Informationen haben. Aus diesem Grund verlangen Normen wie die ISO 9001, IATF 16949 und ISO 13485, dass dokumentierte Informationen innerhalb des Unternehmens gezielt gelenkt werden. Über unser browserbasiertes Frontend lassen sich qualitätsrelevante Dokumente problemlos im gesamten Firmennetzwerk einsehen, bearbeiten und lenken. 

Informationen unternehmensweit lenken

Übersichtliche Ordnerstruktur in der Dokumentenlenkung
Übersichtliche Ordnerstruktur in der Dokumentenlenkung

Unsere Software systematisiert Ihre Dokumentenlenkung und ermöglicht eine normenkonforme Verwaltung Ihrer Dokumente. So minimieren Sie Fehlerquellen in Ihrer QM-Dokumentation dauerhaft. Qualitätsrelevante Dokumente, wie z. B. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Qualitätsrichtlinien, Normen, Ablaufpläne, Checklisten, Formulare, Organisationsstrukturen oder Stellenbeschreibungen lassen sich schnell, einfach und vor allem strukturiert erstellen, aktualisieren, lenken sowie archivieren.

Die übersichtliche Ordnerstruktur sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente stets im Blick behalten. Entsprechen die Ordner darüber hinaus Ihrer Unternehmensorganisation, bilden Sie damit auch gleich die bei Ihnen festgelegten Verantwortungsbereiche ab. Dabei benötigen die für die Dokumentenlenkung zuständigen Mitarbeiter keine zusätzliche Software-Installation an ihrem Arbeitsplatz. Solange sich die Mitarbeiter in Ihrem Firmennetzwerk bewegen, kann die Dokumentenlenkung einfach über das webbasierte Frontend im Internetbrowser benutzt werden.

Strukturiertes Arbeiten mit Workflows

Bearbeitungsmaske eines Dokuments
Bearbeitungsmaske eines Dokuments

Wer ein bestimmtes Dokument bearbeiten, überprüfen oder freigeben darf, legen Sie in einem Workflow fest. Für jedes neue Dokument greifen Sie auf bestehende Workflows zurück und sparen somit Zeit bei der Planung. E-Mail-Benachrichtigungen informieren die Verantwortlichen, sobald eine Aufgabe entsprechend des Workflows ansteht. Profitieren Sie in diesem Zusammenhang von unserem flexiblen Rollensystem: Ändern sich die Zuständigkeiten für die Dokumentenlenkung, bleibt der Workflow bestehen und ein anderer Benutzer derselben Rolle übernimmt die Aufgaben.

Alle BabtecQ-Anwender haben darüber hinaus den Vorteil, dass ihre aktuellen Dokumente jederzeit im Dashboard bereitstehen. Werden für das Erledigen einer Tätigkeit Informationen benötigt, kann Ihr Mitarbeiter dort das Dokument öffnen und die Information nachlesen. Auch das Lesen eines neuen oder geänderten Dokumentes kann hier direkt bestätigt werden.

Katrin Stratmann und Jean Marcel Haupt zu den Produktnews im neuen Release Q.Fokus: Das ist neu in BabtecQ (R7.2) Katrin Stratmann und Jean Marcel Haupt zu den Produktnews im neuen Release Lieferanten-Cockpit Lieferanten-Cockpit und Lieferantenbewertung Lieferanten bewerten, Ergebnisse bereitstellen und die Beziehung verbessern. Produktmanager Felix Krause im Gespräch mit Q-Spezialist Daniel von Sondern Q.Fokus: Dokumentenlenkung in BabtecQ Go Die Workflows des Dokumentenmanagements auf der browserbasierten Benutzeroberfläche.
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Simone Wagemeier
Simone Wagemeier
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