Reklamationsbearbeitung in der Cloud

Reklamationen abzuwickeln kann dauern. Bis Kunde und Lieferant sich einigen, müssen oft viele E-Mails versendet und sogar Faxgeräte reaktiviert werden. Für Babtec-Kunden gibt es jetzt eine ganz neue Art der Reklamationsbearbeitung: cloudbasiert und mit allen Lieferanten verbunden.

Die Digitalisierung und die Vernetzung von Prozessen gehören zu den großen Themen der Industrie 4.0. Globale Lieferketten und ein wachsender Anteil an Zukaufteilen führen zu neuen Herausforderungen für Kunden und Lieferanten. Wenn Prozesse über Sprach- und Unternehmensgrenzen hinausgehen und unterschiedliche Arbeitskulturen aufeinandertreffen, erschwert das die Zusammenarbeit von Kunden und Lieferanten.

Das gilt in besonderem Maße für die Kommunikation während der Reklamationsbearbeitung. Oft entsteht ein langwieriger und komplizierter Austausch, bei dem zahlreiche E-Mails hin und her geschickt oder Informationen über spezielle Kunden-Portale ausgetauscht werden müssen.

Mit allen Lieferanten verbunden

Babtec Qube heißt die neue cloudbasierte Plattform, über die sich Babtec-Kunden mit ihren Partnern vernetzen können. Auf Kundenseite sorgt ein sogenannter Konnektor für die Verbindung zwischen CAQ-System und Babtec Qube. Lieferanten können sich kostenlos für die Plattform registrieren und eingegangene Reklamationen direkt über den Browser bearbeiten. Per Mausklick landen die Eingaben zurück in der Cloud und darüber im CAQ-System des Kunden. Falls sowohl Kunde als auch Lieferant über eine lokale Installation von BabtecQ verfügen, erfolgt die Datenübertragung beiderseits mittels Konnektor direkt aus dem Software-Modul Reklamationsmanagement.

Daten sicher teilen

Die Übermittlung und Speicherung der Qualitätsdaten geschieht unter Einhaltung anerkannter Standards. Die Berücksichtigung der EU-Datenschutzvorschrift nach dem Kommissionsbeschluss 2010/87/EU garantiert die Datenspeicherung in Rechenzentren auf europäischem Boden. Der Verzicht auf E-Mails sowie die zertifizierte SSL-Verschlüsselung gewährleisten einen sicheren Datentransfer. Dank der ständigen Verfügbarkeit der Cloud haben Anwender jederzeit Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand. Mit einem Klick können Daten geteilt und die Eingaben von Kunden und Lieferanten miteinander abgeglichen werden.

Lieferanten arbeiten im Browser

Für Lieferanten ist der Babtec Qube ohne Download und lokale Installation sofort verfügbar. Die Bearbeitung von Reklamationen erfolgt unabhängig vom Betriebssystem über den Internet-Browser. Der Login-Vorgang ist dabei vergleichbar mit dem Mechanismus bekannter Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Xing. Alles, was der Lieferant benötigt, ist eine Verbindung ins Internet. Mit dem kostenlosen Zugang zum Babtec Qube erhalten Lieferanten von Babtec-Kunden die Möglichkeit, den Reklamationsprozess gemäß dem strukturierten 8D-Report durchzuführen. Dabei erfolgt die Bearbeitung in acht klar definierten Schritten. Kundenreklamationen erhält der Lieferant direkt auf seinen Bildschirm – egal, ob er sich von seinem PC, Tablet oder Smartphone aus einloggt. Über eine einfache und prozessorientierte Eingabemaske kann er seine Ergebnisse dokumentieren und Fortschritte in Echtzeit zurückmelden.

Der perfekte Prozess

Das Ergebnis ist ein deutlich schlankerer Prozess der Reklamationsbearbeitung. Über den Babtec Qube stehen Kunde und Lieferant stets im Austausch und arbeiten gemeinsam an einem Dokument. Die Pflege von Schnittstellen und der Austausch unzähliger E-Mails entfallen. Die Digitalisierung des Prozesses verkürzt Kommunikationswege ungemein und lässt das Faxgerät ein für alle Mal im Keller verschwinden. Der Babtec Qube bietet im ersten Schritt eine ganz neue Art, Reklamationen zu bearbeiten: einfach, sicher und über Unternehmensgrenzen hinaus verbunden.

Diese erste Anwendung im Babtec Qube betrifft das Reklamationsmanagement. Weitere cloudbasierte Anwendungen werden folgen.

Der Autor

Dipl.-Wirt.-Ing. Florian Kondziela

Florian Kondziela ist Produktmanager bei Babtec. Er stieg 2010 in die QM-Branche ein und konzipiert seitdem die Software Babtec.Q aktiv mit. Der Trend- und Normenexperte ist verantwortlicher Produktmanager der cloudbasierten Plattform Babtec Qube.

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