Qualifikationsmanagement: Systematisch zu qualifizierteren Mitarbeitern

Die Qualifikationen der eigenen Mitarbeiter zu kennen und systematisch zu erweitern ist nicht nur notwendig, sondern auch sehr sinnvoll. Nur so kann nachhaltig die Qualität im Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesichert werden.

— Ein ordentliches Qualifikationsmanagement – das fordern die DIN EN ISO 9001:2015 und andere Normen. Aber was steckt eigentlich konkret in diesem Begriff? Die Qualitätsmanagementnorm schreibt vor, dass für die Tätigkeiten der Mitarbeiter, die die Leistung des Qualitätsmanagementsystems beeinflussen, erforderliche Kompetenzen bestimmt und dokumentiert werden müssen. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter alle Qualifikationen, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen, aufweisen oder erlangen. So weit, so logisch.

Da ein Unternehmen aber ein dynamisches Gebilde ist, das sich ununterbrochen weiterentwickelt, birgt diese Anforderung einige Stolperfallen. Denn die Tätigkeiten und Aufgabenbereiche der einzelnen Mitarbeiter ändern sich stetig; und damit auch die dafür erforderlichen Qualifikationen. Einige der erforderlichen Kompetenznachweise müssen zudem in regelmäßigen zeitlichen Intervallen wiederholt werden. Um die Anforderungen der Norm zu erfüllen und die Qualität sicherzustellen, müssen die Qualifikationsstände der Mitarbeiter stets aktuell gehalten werden und schnell einsehbar sein.

Software schafft Abhilfe

Vor allem mit steigender Mitarbeiterzahl wird diese Aufgabe schnell unübersichtlich. Um dem Abhilfe zu schaffen, hat Babtec mit dem Softwaremodul Qualifikationsmanagement eine Lösung entwickelt. Dieses ermöglicht es, individuelle und unternehmensspezifische Qualifikationen anzulegen und zu verwalten. Besonders praktisch ist dabei auch die Möglichkeit, einen Gültigkeitszeitraum für Qualifikationen anzulegen. So kann der berechtigte Babtec-Nutzer auf einen Blick herausfinden, welche Mitarbeiter ihre Zertifikationen auffrischen sollten. Weiterer Vorteil: Jede Qualifikation kann mehrere Ausprägungen erhalten. Beispielhaft könnte ein Mitarbeiter, der die Qualifikation „Sprachkenntnisse – Englisch“ benötigt, nach seinen individuellen Fähigkeiten anhand des europäischen Referenzrahmens bewertet werden; von „A1 – Anfänger“ bis hin zu „C2 – Annährend muttersprachliche Kenntnisse“. Durch eine entsprechende Sortierung wird dabei bestimmt, wie diese Ausprägungen zu bewerten sind.

Für jeden Mitarbeiter kann individuell entschieden werden, welche der vorhandenen Ausprägungen für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist und auf welchem Niveau er sich aktuell befindet. Alle erdenklichen Tätigkeiten oder Aufgabenbereiche lassen sich im System als Qualifikationsprofil anlegen, das dann ein Set aus beliebig vielen Qualifikationen darstellt. Auch hier kann für jede einzelne Qualifikation im Profil ein notwendiger Ausprägungsgrad festgelegt werden.

Mit der Qualifikationsmatrix das Wissen auf einen Blick

Auch anhand einer Stellenbeschreibung lässt sich ein Qualifikationsprofil erstellen. Das hat den Vorteil, dass ein geänderter oder erweiterter Aufgabenbereich an zentraler Stelle einmalig vermerkt werden kann. Jeder Mitarbeiter, dem dieses Profil (zum Beispiel „Fremdsprachen“) zugewiesen ist, erhält so automatisch einen aktualisierten Pool aus Qualifikationen.

In einem Mitarbeiterbereich sind die Daten jedes einzelnen Mitarbeiters gespeichert. Erstellt und gepflegt werden diese für das Qualifikationsmanagement relevanten Informationen innerhalb der Mitarbeiterverwaltung. Hier werden erforderliche Qualifikationen zugewiesen und die Qualifikationsstände sowie etwaige Ablaufdaten verwaltet.

Über die Qualifikationsmatrix lässt sich auf einen Blick erkennen, welchen Qualifikationsstand die Mitarbeiter aktuell aufweisen: Werden alle erforderlichen Qualifikationen erfüllt? An welcher Stelle besteht noch Schulungsbedarf? Gibt es Qualifikationen, die demnächst ablaufen oder sogar bereits abgelaufen sind? Darüber hinaus kann eingesehen werden, welche zusätzlichen Qualifikationen ein Mitarbeiter aufweist.

Über eine Potenzialanalyse lässt sich dann ganz einfach herausfinden, welche Mitarbeiter aus den eigenen Reihen die Soll-Qualifikationen für eine bestimmte Position erfüllen. Dabei kann der jeweils angemeldete Babtec-Nutzer nur die Mitarbeiterprofile sehen, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen und denen er zugeordnet ist. Gesteuert wird dies über „Mitarbeitergruppen“, einer individuellen Zuweisung von Mitarbeiterprofilen und Babtec-Nutzern.

Qualifikationsmanagement Schulungsmanagement Qualifikations- und Schulungsmanagement Kompetenzen und Schulungen planen, verwalten, dokumentieren. Baustein Q Qualität im Wandel Integration, Konnektivität und Kollaboration - der Baustein Q für eine bessere Qualität. We make IT happen Über Babtec Mit intuitiver Bedienung und moderner Technologie bieten wir die Lösungen für Ihr Qualitätsmanagement.
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